Urlaubszeit in der Firma gut vorbereiten

Während der Ferien muss das Geschäft im Betrieb weitergehen

9. Juni 2017

Die Urlaubszeit innerhalb einer Firma sollte gut vorbereitet sein, damit der Betrieb reibungslos und routiniert weiterläuft. Vorgesetzte sollten auf einige Dinge achten, bevor sich Mitarbeiter in den Urlaub verabschieden.

Gut planen und entspannt in den Urlaub fahren

Mit einer guten Planung der Urlaubszeit lassen sich personelle Engpässe vermeiden. Vor allem Schulferien sind eine Herausforderung für viele Betriebe. Tagesgenaue Vertretungsregelungen sind deshalb wichtig. Dabei müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass ihre Vertretung auch Zugang zu relevanten Räumen, Dateien oder auch Systemen hat. Der geplante Jahresurlaub sollte im Idealfall zu Beginn des Jahres von allen Beschäftigten eingereicht werden, damit er entsprechend geprüft werden kann.

Termine überprüfen

Stehen die Urlaubstermine fest, beginnt die Planung. Wenn sich die Ferien mit wichtigen Geschäftsterminen überschneiden, sollte entschieden werden, wer welche Termine übernimmt und welche besser verschoben werden. Geschäftspartner nehmen eine Vertagung eher hin als eine Absage. Wenn Abschlüsse in die Ferienzeit fallen, müssen vorher Vollmachten überprüft und ausgestellt werden, damit die geleistete Unterschrift einer möglichen Vertretung gültig ist. Um im Urlaub richtig entspannen zu können, hilft es, alle offenen und nach der Rückkehr anstehenden Aufgaben auf einer To-do-Liste festzuhalten.

Möglichst abschalten

Im Urlaub selbst sollten Handy und Laptop möglichst ausgeschaltet bleiben. Falls der Kontakt mit der Firma unumgänglich ist, kann vor der Reise besprochen werden, ob die Firma die Verbindungsgebühren übernimmt. Besonders Roaming-Gebühren im Ausland können teuer werden. Bei der Internetnutzung ist zu beachten, dass kostenlose WLAN-Zugänge in Hotels meist unverschlüsselt sind. Es ist also für Dritte leicht, firmeninterne Passwörter abzugreifen. Deshalb sollte dringend vermieden werden, über diese freien WLAN-Zugänge sensible Firmendaten zu senden.

Auch der Chef fährt in die Ferien

Auch Führungskräfte haben das Recht auf eine erholsame Auszeit. Niemand muss sich entschuldigen, wenn er urlaubsbedingt nicht zu erreichen ist. Daher sollte der Kontakt zur Firma minimiert oder ganz ausgeschlossen werden. Damit dies gelingt, sind einige Punkte zu beachten:

  • Identifizieren Sie, welche Aufgaben nicht aufgeschoben werden können und wählen Sie dafür einen oder mehrere Vertreter.
  • Legen Sie einen Aktenordner oder einen virtuellen Ordner auf einem frei zugänglichen Laufwerk an. Dieser sollte alle relevanten Ansprechpartner und Dateien enthalten.
  • Fertigen Sie eine schriftliche Übergabe an, in der Aufgaben und Termine festgehalten sind.
  • Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner über den Urlaub.
  • Auch für den Chef gilt: Stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein und leiten Sie Ihr Telefon um bzw. richten Sie den Anrufbeantworter ein.


Wer seine Abwesenheit gut vorbereitet und seinen Mitarbeitern vertraut, kann sich ohne schlechtes Gewissen erholen. Denn die schönste Zeit des Jahres dient auch dazu, Abstand zu gewinnen und danach mit neuem Elan wieder in die Firma zurückzukehren.

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