Urlaubszeit in der Firma gut vorbereiten

Während der Ferien muss das Geschäft im Betrieb weitergehen

20. Juni 2016

Die Urlaubszeit innerhalb einer Firma sollte gut vorbereitet sein, damit der Betrieb wie gewohnt weiterläuft. Vorgesetzte sollten auf einige Dinge achten, bevor sich Mitarbeiter oder sie selbst in den Urlaub verabschieden.

Gut planen und entspannt in den Urlaub fahren

Mit einer guten Planung der Urlaubszeit lassen sich personelle Engpässe vermeiden. Vor allem Schulferien sind eine Herausforderung für viele Betriebe. Klare Vertretungsregelungen sind deshalb wichtig. Der geplante Jahresurlaub sollte Anfang des Jahres von allen Beschäftigten eingereicht werden, damit er entsprechend geprüft werden kann. Eventuell ist es sinnvoll, zu Stoßzeiten zusätzliche Aushilfen einzustellen.

Termine überprüfen

Stehen die Urlaubstermine fest, beginnt die Planung. Meist überschneiden sich die Ferien mit wichtigen Geschäftsterminen. Hier sollte entschieden werden, wer welche Termine übernimmt und welche besser verschoben werden sollten. Geschäftspartner nehmen eine Vertagung eher hin als eine Absage. Um im Urlaub richtig entspannen zu können, hilft es, alle offenen und nach der Rückkehr anstehenden Aufgaben auf einer To-do-Liste festzuhalten. Das befreit den Kopf und vereinfacht den Einstieg am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub.

Möglichst abschalten

Im Urlaub selbst sollten Handy und Laptop möglichst ausgeschaltet bleiben. Falls der Kontakt mit der Firma unumgänglich ist, kann vor der Reise ins Ausland besprochen werden, ob die Firma die Roaming-Gebühren übernimmt. Bei der Internetnutzung ist zu beachten, dass kostenlose WLAN-Zugänge in Hotels meist unverschlüsselt sind. Es ist also für Dritte leicht, firmeninterne Passwörter abzugreifen. Deshalb sollte dringend vermieden werden, über diese freien WLAN-Zugänge sensible Firmendaten zu senden.

Auch der Chef fährt in die Ferien

Auch Führungskräfte haben das Recht auf einen erholsamen Urlaub. Niemand muss sich entschuldigen, wenn er urlaubsbedingt nicht zu erreichen ist. Daher sollte der Kontakt zur Firma minimiert oder ganz ausgeschlossen werden. Damit dies gelingt, sind einige Punkte zu beachten:

  • Identifizieren Sie, welche Aufgaben nicht aufgeschoben werden können und wählen Sie dafür einen oder mehrere Vertreter.
  • Nehmen Sie sich für die Urlaubsübergabe an einen Mitarbeiter am letzten Tag genug Zeit.
  • Fertigen Sie eine schriftliche Übergabe an, in der Aufgaben und Termine festgehalten sind.
  • Klären Sie Vollmachten und Unterschriftenregelungen.
  • Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner über den Urlaub.
  • Auch für den Chef gilt: Stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein und leiten Sie Ihr Telefon um bzw. richten Sie den Anrufbeantworter ein.


Wer seine Abwesenheit gut vorbereitet und seinen Mitarbeitern vertraut, kann sich besser erholen. Denn die schönste Zeit des Jahres dient auch dazu, Abstand zu gewinnen und danach mit neuem Elan wieder zur Arbeit zukommen.

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