Urlaubszeit in der Firma gut vorbereiten

So läuft der Betrieb auch in den Ferien

29. Juni 2018

Während der Sommermonate gehen die meisten Mitarbeiter in den Urlaub. Damit der Betrieb trotzdem reibungslos weiterlaufen kann, sollte die Urlaubszeit in der Firma gut vorbereitet werden.

Jahresurlaub frühzeitig planen

Die Urlaubszeit stellt Unternehmen vor eine Herausforderung, weil dann viele Mitarbeiter gleichzeitig freinehmen wollen. Mit einer guten Planung lassen sich jedoch personelle Engpässe vermeiden. Hierfür ist es ratsam, die Mitarbeiter anzuhalten, ihren Urlaub möglichst früh zu planen. Im Idealfall reichen alle Beschäftigten die Anträge für ihren Jahresurlaub bereits zu Beginn des Jahres ein. So kann der Betrieb die Wunschtermine eingehend prüfen und in die Planung einbeziehen.

Vertretung einheitlich regeln

Klar definierte Vertretungsregelungen sind für einen guten Ablauf innerhalb der Ferienzeit besonders wichtig. Die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters übernimmt bestenfalls ein fest dafür eingeteilter Kollege. Er sollte Zugang zu relevanten Dateien, Systemen und Räumen erhalten. Stehen die Urlaubszeiten fest, geht es in die Vorbereitung der Abwesenheit. Wichtige Geschäftstermine beispielsweise kann in der Regel auch die Vertretung wahrnehmen. In manchen Fällen ist es jedoch besser, Termine zu verschieben. Geschäftspartner nehmen eine Vertagung im Regelfall eher hin als eine Absage. Wenn Abschlüsse in der Ferienzeit anstehen, ist es unerlässlich, vorher Vollmachten auszustellen oder diese noch einmal zu überprüfen, damit die geleistete Unterschrift einer Vertretung gültig ist.

Engpässe mithilfe von Ferienarbeitern vermeiden

Nicht immer kann die Stamm-Belegschaft die Arbeit in der Ferienzeit alleine bewältigen. Hier können kurzfristig angestellte Zusatzkräfte Abhilfe schaffen. Studenten beispielsweise wollen sich in den Semesterferien gerne etwas dazuverdienen. Das entlastet jene Mitarbeiter, die nicht in den Urlaub fahren, und sorgt zugleich dafür, dass die Abwesenden ihren Urlaub entspannter genießen können.

Als Chef in Urlaub fahren

Auch Unternehmer sollten sich eine erholsame Auszeit gönnen. Dem einen oder anderen fällt es jedoch möglicherweise schwer, den Kontakt zur Firma zu reduzieren oder für eine gewisse Zeit ganz zu unterbrechen. Mit folgenden Maßnahmen gelingt dies leichter:

  • Anstehende Aufgaben identifizieren und auf einen oder mehrere Vertreter verteilen
  • Alle Informationen zu relevanten Ansprechpartnern und Dateien der Vertretung zugänglich machen
  • Schriftliche Übergabe anfertigen
  • Kunden und Geschäftspartner informieren


Wer seine Abwesenheit gut vorbereitet und seinen Mitarbeitern vertraut, kann ohne schlechtes Gewissen den Urlaub genießen. Denn die schönste Zeit des Jahres dient auch dazu, Abstand zu gewinnen und danach mit neuer Kraft wieder in die Firma zurückzukehren.

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