Ausfall des Unternehmers

Als Unternehmer wissen Sie, wie wichtig es ist, Vorkehrungen für den eigenen Ausfall zu treffen. Ein Notfallplan sorgt dafür, dass im Fall der Fälle der Betrieb nicht stillsteht.

Krankheit und Berufsunfähigkeit

Ausfälle wegen Krankheit treten oft überraschend ein. Daher muss für eine mögliche Langzeit- oder Dauererkrankung Vorsorge getroffen werden.

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Was würde passieren, wenn…?

Was würde passieren, wenn ich als Unternehmer plötzlich durch Krankheit oder Unfall ausfalle? Könnte das Unternehmen ohne mich weiterlaufen? Wer übernimmt vorübergehend oder dauerhaft meine Aufgaben? Das sind Fragen, mit denen Sie sich als Unternehmer frühzeitig auseinandersetzen sollten. Mit den richtigen Lösungen kann das Unternehmen im Ernstfall vor finanziellen Schäden geschützt werden.

Berufsunfähigkeit

Die Gefahr, berufsunfähig zu werden, besteht auch bei Unternehmern. Im Falle eines dauerhaften Ausfalls des Unternehmensinhabers steht der Betrieb erst einmal still. Eine Vorsorge für die eventuell eintretende Berufsunfähigkeit ist daher unerlässlich. Der erste Schritt ist die Benennung eines vertrauenswürdigen und kompetenten Bevollmächtigten.

Vorübergehende Krankheit

Auch bei einer vorübergehenden Erkrankung müssen weiter Entscheidungen getroffen, Kundengespräche geführt, Investitionen getätigt und Lieferanten bezahlt werden.

  • Falls Sie Ihren Betrieb als Einzelunternehmer vorübergehend nicht selbst fortführen können, benötigen Sie eine Vorsorgevollmacht. Diese können Sie anpassen und zeitlich beschränken.
  • Gibt es im Unternehmen mehrere Geschäftsführer mit getrennten Zuständigkeitsbereichen, können die Zuständigkeiten temporär verändert werden.
  • Gibt es einen Prokuristen, der nur gemeinsam mit dem Geschäftsführer die Gesellschaft vertreten darf, kann diese Einschränkung ebenfalls temporär aufgehoben werden.
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Vertretung organisieren

Damit der Betrieb auch bei Ausfall des Unternehmers geregelt weitergeführt werden kann, muss geklärt sein, wer vorübergehend oder dauerhaft den Führungsposten übernimmt.

Auf Notfälle vorbereitet sein

Stellvertreterregelung

Ein Unternehmen muss immer handlungsfähig bleiben. Die Kunden müssen bedient sowie Aufträge weiterhin fristgerecht erfüllt werden. Die Festlegung eines Vertreters ist daher zu empfehlen. Die Benennung eines geeigneten kompetenten Stellvertreters ist aber nicht immer einfach.

Wer soll welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse wahrnehmen? Wer außer Ihnen hat einen Überblick über aktuell anstehende Aufträge oder wichtige Projekte? Kommt ein Stellvertreter aus der Familie oder dem Unternehmen in Betracht oder muss über einen möglichen Externen nachgedacht werden?

Mitarbeiter oder Familienangehöriger als Stellvertreter

Um einen geeigneten Stellvertreter innerhalb des Unternehmens oder der Familie zu finden, benötigen Sie eine Lösung, die die Unternehmensanforderungen und die Fähigkeiten eines Kandidaten verbindet. Dieser muss über die langfristige Strategie umfassend informiert sein. Zudem muss die ausgewählte Person genau wissen, in welche Richtung sich das Unternehmen zukünftig entwickeln soll. So kann sich Ihr Stellvertreter besser in die internen und externen Unternehmensabläufe einbringen.

Externe Vertretung

Oftmals werden sogenannte Interim-Manager zur Überbrückung von personellen Ausfällen in Unternehmen eingesetzt. Wer für die Vertretung auf einen Externen zurückgreift, muss gute Vorarbeit leisten. Ein detaillierter und verständlicher Vertretungsplan ist unerlässlich. Ebenso klare Arbeitslisten und Anweisungen. Auch ein eingespieltes Team von Mitarbeitern kann der externen Interim-Vertretung in der Anfangszeit große Unterstützung bieten.

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Vollmachten einrichten

Um die Handlungsfähigkeit des Betriebes beim Ausfall des Unternehmers sicherzustellen, muss der Stellvertreter die wichtigsten Vollmachten besitzen. Nur so können die Geschäfte nahtlos weitergeführt werden.

  • Generalvollmacht: Eine uneingeschränkte Vollmacht für alle täglichen Geschäfte.
  • Handlungsvollmacht: Berechtigt die Vertretung zu allen Geschäfts- und Rechtshandlungen, die der Betrieb des betreffenden Gewerbes mit sich bringt.
  • Prokura: Eine generelle Vertretung des Handelsgeschäfts. Der Prokurist ist zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgeschäfts mit sich bringt, berechtigt.
  • Spezialvollmacht: Berechtigt den Stellvertreter nur zur Vornahme eines bestimmten Rechtsgeschäfts. Mit Abschluss des Geschäfts erlischt die Spezialvollmacht automatisch.
  • Gattungs- oder Artvollmacht: Beschränkt sich nicht auf ein bestimmtes Rechtsgeschäft, sondern auf die wiederkehrenden Geschäfte eines Tätigkeitsbereiches.

Vollmacht zur Führung der Geschäfte

Als Unternehmensinhaber sind Sie berechtigt, wirksame Verträge abzuschließen. Sollten Sie für einen kürzeren Zeitraum oder sogar dauerhaft handlungsunfähig sein, muss ein Mitarbeiter, Angehöriger oder eine externe Person diese Verantwortung übernehmen. Daher ist es ratsam, im Notfallplan genau aufzuführen, welche Vollmachten Ihr Stellvertreter bekommt.

Bankvollmachten

Auch bei einem plötzlichen Ausfall des Unternehmers müssen laufende Aufträge und Kunden weiter bedient und Verbindlichkeiten beglichen werden. Es ist wichtig, Verfügungsberechtigungen über Ihr Unternehmenskonto an Ihre Stellvertretung oder einen Angehörigen zu erteilen. So kann die bevollmächtigte Person Bankgeschäfte fristgerecht tätigen und Verzögerungen oder sogar Mahnungen verhindern.

Postvollmachten

Damit die Vertretung alle Sendungen, die an Ihr Unternehmen gerichtet sind, auch entgegennehmen kann, sollten Sie auf jeden Fall an die Postvollmacht denken. Wichtig ist hier ein gesonderter Abschnitt, der Ihre Vertretung dazu ermächtigt, auch eigenhändige Sendungen, wie zum Beispiel ein Einschreiben, entgegennehmen zu dürfen.

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Zugriff auf Passwörter

Ihre Vertretung muss alle Passwörter besitzen, die für den Geschäftsprozess wichtig sind. Diese sollten schriftlich in einer Notfallmappe verstaut und griffbereit sein.

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Schlüssel und EDV-Zugang

Der Stellvertreter ist ausgewählt, die Vollmachten sind erteilt und die Unterlagen sind vorbereitet. Jedoch können auch fehlende Kleinigkeiten, wie Passwörter oder Schlüssel, den laufenden Betrieb lahmlegen. Folgende Fragen sind zu beantworten:

  • Wurden wichtige Passwörter hinterlegt?
  • Wo befinden sich diese?
  • Wo befinden sich wichtige Schlüssel für Tresor, Betriebsräume oder Fahrzeuge?
  • Wurde der EDV-Zugang zu betrieblichen Prozessen sichergestellt?
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Checkliste: Notfallordner

Damit eine detaillierte Vorsorge getroffen werden kann, sollte Klarheit über die wichtigsten Punkte bestehen. Eine Liste hilft Ihnen dabei, den Notfallordner zu befüllen. 

Checkliste

  • Wer könnte die Geschäftsführung vorübergehend oder dauerhaft übernehmen, wenn der Unternehmer ausfällt?
  • Gibt es einen Familienangehörigen, Mitarbeiter oder Externen, der diesen Posten wahrnehmen könnte?
  • Soll die Geschäftsführung auf mehrere Personen verteilt werden?
  • Gibt es einen Geschäftsführervertrag?
  • Sind die wichtigsten Vollmachten vorhanden?
  • Liegt eine Liste der Bankverbindungen und Unternehmenskonten bereit?
  • Welche Aufträge stehen aktuell an?
  • Wo finden sich die Unterlagen zu wichtigen Projekten?
  • Sind die Arbeitsabläufe und wichtigsten Tätigkeiten der Mitarbeiter dokumentiert?
  • Sind Verträge (zum Beispiel Liefer-, Miet-, Leasing-, oder Kreditverträge) zugänglich?
  • Haben Sie eine Aufstellung der wichtigsten Adressen und Telefonnummern (von Kooperationspartnern oder Anwälten) erstellt?
  • Ist eine Liste der Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner vorhanden?
  • Benötigen Sie eine Übersicht der Lizenzen?
  • Wo liegen die Daten zu betrieblichen Versicherungen?
  • Welche Schlüssel benötigt der Vertreter?
  • Wo findet der Vertreter alle notwendigen Passwörter?

Sicher verstauen und aktualisieren

Ist der Notfallordner vollständig erstellt, sollten Sie ihn an einem sicheren Ort oder bei einer Person Ihres Vertrauens aufbewahren. Anweisungen, an wen und in welchen Fällen die Vertrauensperson den Ordner aushändigen darf, dürfen auch nicht fehlen. Ein gut durchdachter Notfallordner nützt am Ende nichts, wenn niemand von ihm weiß. Da sich das Unternehmen, die Abläufe sowie die Prozesse verständlicherweise weiterentwickeln, sollte der Ordner regelmäßig überprüft und aktualisiert werden – mindestens einmal im Jahr bzw. bei aktuellen Veränderungen oder Anlässen.

Sicherheitsmaßnahmen auf Geschäfttsreisen

Lassen Sie sich in Ihrer Filiale vor Ort zur Vorbereitung für den Ausfall des Unternehmers beraten.

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