Sachzuwendungen: Geschenke für Mitarbeiter

Steuerfreie Geschenke sind bei Arbeitgebern beliebt, um sich den Mitarbeitern gegenüber erkenntlich zu zeigen. Wichtig dabei ist es, zwischen Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass auf der einen und Aufmerksamkeiten zu bestimmten Feierlichkeiten auf der anderen Seite zu unterscheiden. Denn hier gelten unterschiedliche steuerliche Freigrenzen.

Ein kleines Osterpräsent oder eine nette Aufmerksamkeit nach einem erfolgreichen Projektabschluss freut jeden Mitarbeiter und trägt so zur Mitarbeiterbindung bei. Ein solcher Ausdruck der Wertschätzung ist laut Einkommenssteuergesetz (EStG) seit 2022 bis zu einer Höhe von 50 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Übertragung nicht ausgeschöpfter Beträge auf andere Monate ist nicht zulässig. Die monatliche Freigrenze kann nicht auf das ganze Jahr hochgerechnet werden. Mitarbeitergeschenke, die in diese Kategorie fallen, sind beispielsweise Restaurantgutscheine, Tickets für eine Sport- oder kulturelle Veranstaltung oder ein Zuschuss zu einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio.

Möchten Vorgesetzte noch großzügiger sein und ihren Mitarbeitern etwa teure Weihnachtsgeschenke machen, können sie zum Beispiel die Lohnsteuer für ihre Angestellten übernehmen. In diesem Fall zahlt das Unternehmen einen pauschalen Betrag und für die Arbeitnehmer fallen keine Abgaben an. 

Das Gesetz lässt auch zu, dass sich Arbeitgeber bei einer Geburt, Hochzeit oder anderen "persönlichen Ereignissen", wie es im Amtsdeutsch heißt, großzügig zeigen und dabei bis zu einer Freigrenze keine Steuern und Abgaben zahlen müssen. Im Gegensatz zu einem steuerlichen Freibetrag wie dem Kinder- oder Grundfreibetrag ist bei einer Freigrenze jedoch zu beachten, dass bei Überschreiten der gesamte Sachbezug lohn- und sozialversicherungspflichtig wird.

Wenn Chefs zur Heirat oder Geburt eines Kindes mit einem Blumenstrauß ins Büro kommen, unterstützt das Finanzamt diese Aufmerksamkeit – sofern der Wert der Zuwendung maximal 60 Euro beträgt. Der Staat zeigt sich ebenfalls spendabel, wenn Vorgesetzte bei Anlässen wie Dienstjubiläum, Geburtstag, akademischem Abschluss, Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit oder Beförderung etwas spendieren. In all diesen Fällen darf die Firma die 60-Euro-Freigrenze neben der monatlichen 50-Euro-Grenze für steuerfreie Sachzuwendungen nutzen. So sind in einem Monat zum Beispiel eine monatliche Sachzuwendung und eine Anerkennung zur Promotion bis insgesamt 110 Euro pro Person steuer- und abgabenfrei.

Seit 2019 dürfen Arbeitgeber weitere Leistungen steuerfrei finanzieren – etwa ein Jobticket oder ein Dienstfahrrad. Wenn Mitarbeiter viele Dienstreisen absolvieren müssen, kann der Arbeitgeber dem betroffenen Mitarbeitenden zudem eine Bahncard finanzieren. Diese wäre dann auch für private Fahrten nutzbar.

Ein Essenszuschuss ist ebenfalls möglich, entweder für die firmeneigene Kantine oder kooperierende Restaurants. Allerdings dürfen Arbeitgeber diese Leistungen genauso wenig mit dem Gehalt verrechnen wie Kurse zur Förderung der Gesundheit oder einen Zuschuss zum Beitrag für den Sportverein oder die Kinderbetreuung. Stattdessen müssen sie diese Leistungen als zusätzliche Vergütung gewähren, wodurch diese steuerfrei bleibt.

Betriebsfeiern lassen sich ebenfalls als geldwerter Vorteil zählen. Unter bestimmten Bedingungen können Arbeitgeber sie jedoch wie die Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen.

Früher war es gängig, statt einer Gehaltserhöhung andere Vergünstigungen zu gewähren. So sparten Chefs zum Beispiel durch Restaurant- oder Tankgutscheine Sozialversicherungsbeiträge und Steuern. Das ist nun nicht mehr möglich. Denn der Gesetzgeber grenzt seit 2020 Sachbezüge klarer von Geldleistungen ab. Damit lassen sich Gutscheine nur noch über den normalen Arbeitslohn hinaus steuerfrei gewähren und nicht mehr im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.

Grundsätzlich sind drei Typen von Gutscheinen erlaubt: Karten, die in einem begrenzten Kreis eingelöst werden können, beispielsweise in bestimmten Geschäften, Einzelhandelsketten oder anderen Zusammenschlüssen von Läden. Des Weiteren können Karten verschenkt werden, die nur für eine bestimmte Produktkategorie verwendet werden können, beispielsweise Kleidung oder Benzin. Und zuletzt sind Gutscheine zulässig, die einen klar definierten steuerlichen oder sozialen Zweck haben wie Restaurantgutscheine oder Karten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen.

Folgende Zuwendungen sind seitdem grundsätzlich als Geldleistungen und nicht als Sachbezüge anzusehen:

• zweckgebundene Geldleistungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• frei nutzbare Kredit- und Guthabenkarten sowie
• andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Die Ausnahme für Gutscheine und Gutscheinkarten bezieht sich darauf, dass diese ausdrücklich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen verwendet werden dürfen. Entscheidend dabei ist, dass diese Gutscheine und Guthabenkarten zweckgebunden sind und keine Barzahlfunktion haben.

Bei Unsicherheiten ist es Arbeitgebern möglich, vor Ausgabe der Gutscheine beim zuständigen Finanzamt eine Anrufungsauskunft einzuholen. Dann legt das Finanzamt verbindlich fest, wie die Geschenke lohnsteuerrechtlich behandelt werden.