Aufbewahrungsfristen für Bankunterlagen

Mit der Zeit stapeln sich Belege, Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge zu Hause. Wenn Sie regelmäßig aussortieren, schaffen Sie wieder Platz. Damit jedoch nicht die falschen Dokumente im Müll landen, sollten Sie nicht nur in Bezug auf Ihre Bankunterlagen wichtige Aufbewahrungsfristen beachten.

Ob Mixer oder Kommode: Bei Neuwaren gilt die zweijährige gesetzliche Gewährleistungspflicht durch den Verkäufer. Bis zum Ablauf dieser Zeitspanne ist es sinnvoll, den Kassenbon aufzuheben, zum Beispiel für die Besteuerung. Wenn der Hersteller eine längere Garantie gibt, dann bewahren Sie die Belege länger auf. Denn bei Reklamationen benötigen Sie eine Quittung. Eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt auch für Produkte, die Sie online gekauft haben. Bei besonders wertvollen Gegenständen ist es empfehlenswert, alle zugehörigen Dokumente langfristig aufzubewahren. Denn sie können als Nachweis für Ihre Hausratversicherung dienen, wenn beispielsweise bei Ihnen eingebrochen wird. 

Ab dem Jahr 2022 gibt es eine "Update-Pflicht" für Hersteller von elektronischen Produkten. Denn Verbraucher haben innerhalb eines "angemessenen" Zeitraums (mindestens innerhalb der Gewehrleistungszeit) – so der Gesetzgeber – Anspruch auf Aktualisierungen, Versionswechsel und Upgrades. Der Hersteller muss also gewährleisten, dass ein Gerät auch nach dem Kauf weiterhin funktioniert. Wichtig: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Sie läuft erst am 31. Dezember jenes Jahres ab, in dem die Aufbewahrungspflicht endet.

Für Rechnungen gilt oft die dreijährige Regelverjährungsfrist. Falls eine ungerechtfertigte Mahnung kommt, sollten Sie mit einer Quittung oder einem Kontoauszug beweisen können, dass Sie den angemahnten Betrag bezahlt haben. Eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere Unterlagen, die in Zusammenhang mit Leistungen stehen, die für ein Grundstück erbracht wurden. Dazu gehören zum Beispiel sämtliche Bau- und Renovierungsarbeiten sowie Gartenbepflanzungs- oder Gerüstbautätigkeiten. Behörden können die zugehörigen Unterlagen als Nachweis im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit verlangen. Bei amtlichen Dokumenten ist die verpflichtende Verwahrdauer deutlich länger: So müssen Sie Mahnbescheide oder Gerichtsurteile 30 Jahre lang an einem sicheren Ort aufheben. Kreditunterlagen sollten Sie mindestens ebenso lange behalten.

Wichtig: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Sie läuft erst am 31. Dezember jenes Jahres ab, in dem die Aufbewahrungspflicht endet.

Steuerunterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder Quittungen sollten Sie gemäß der Abgabenordnung ebenfalls gut aufbewahren – mindestens bis zum Erhalt Ihres Steuerbescheids. Denn bis dahin kann das Finanzamt Nachweise für Ihre Angaben in der Steuererklärung verlangen. Belege können jedoch auch nach der Besteuerung noch eine wichtige Rolle spielen – zum Beispiel, wenn Sie den Steuerbescheid nur unter Vorbehalt erhalten haben oder wenn Sie Einspruch gegen ihn einlegen wollen. Grundsätzlich ist es ratsam, die Unterlagen länger aufzuheben. Unter Umständen kann das Finanzamt nämlich noch bis zu vier Jahre später den Steuerbescheid rückwirkend ändern lassen. Beachten Sie auch, dass bei einigen Nachweisen wie bei Spendenbescheinigungen besondere Aufbewahrungspflichten gelten.

In der Regel sind Sie als Privatperson nicht dazu verpflichtet, Bankunterlagen wie Kontoauszüge aufzubewahren. Privatpersonen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro bilden eine Ausnahme. Für ihre Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Auch wenn Sie nicht von der Ausnahmeregelung betroffen sind, sollten Sie Ihre Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufheben. So können Sie im Zweifelsfall nachweisen, dass Sie Rechnungen oder die Miete bezahlt haben. Verträge und Unterlagen von Versicherungen sollten Sie auf jeden Fall bis zum Vertragsende aufbewahren. Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge und ähnliche Unterlagen sollten Sie unbedingt bis zur Rente behalten. Denn damit weisen Sie Ihren beruflichen Werdegang und Ihre Rentenansprüche nach.

Rund 30 Jahre sollten Sie Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten aufbewahren. Hingegen begleiten Sie andere Dokumente Ihr ganzes Leben. Dazu gehören Geburtsurkunde, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden. Auch ärztliche Gutachten, Zeugnisse, Kirchenaustrittsbescheinigungen, Arbeitsverträge sowie Sozialversicherungsunterlagen sollten Sie nicht vernichten, sondern an einem besonders geschützten Platz aufbewahren. Ihre Volksbank Raiffeisenbank vor Ort bietet Ihnen sichere Schließfächer, in denen Sie wichtige Dokumente und Wertsachen unterbringen können.

Laut der Abgabenordnung ist auch die Buchführung von Geschäftskunden dazu verpflichtet, wichtige Dokumente aufzuheben. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie alle Geschäftsunterlagen, die zum Verständnis benötigt werden. Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und der Lagebericht hingegen, müssen lediglich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Wiedergabe dieser Unterlagen muss entweder bildlich oder inhaltlich erfolgen – je nach Schriftgut.