Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einfach erklärt

Auskunft über den Erfolg Ihres eigenen Unternehmens erhalten

Die Gewinn- und Verlustrechnung gehört für die meisten Unternehmen in Deutschland zum Jahresabschluss. Doch was ist dabei alles zu berücksichtigen? Wie ist die GuV aufgebaut und ist sie Pflicht für jedes Unternehmen? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt der folgende Beitrag.

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Bei einer GuV rechnen Sie Ihre Erlöse und Aufwendungen gegeneinander auf, um Ihr Unternehmensergebnis zu ermitteln. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist Bestandteil der Bilanz und ähnelt der Einnahmenüberschussrechnung. Welche der beiden Rechnungsmethoden ein Unternehmer anwenden muss, hängt von zwei Faktoren ab: der Rechtsform des Unternehmens und dem erzielten Umsatz oder dem Gewinn.

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) müssen alle Handelsgesellschaften und alle im Handelsregister eingetragenen Gewerbetreibenden eine GuV erstellen. Für Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gilt: Eine GuV ist Pflicht, wenn der Umsatz mehr als 600.000 Euro oder der Gewinn mehr als 60.000 Euro beträgt. Liegen Umsatz und Gewinn unter diesen Grenzen, dürfen Gewerbetreibende ebenso wie Freiberufler statt der GuV eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Wie ist eine GuV aufgebaut?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine GuV aufzustellen: entweder in der Konto- oder in der Staffelform. Bei der Kontoform gibt es eine Soll- und eine Habenseite. Auf der Sollseite stehen die Aufwendungen und auf der Habenseite die Erträge. Die Staffelform ist jedoch übersichtlicher und daher für Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. Hierbei sind Aufwendungen und Erträge in fortschreitender Reihenfolge gelistet:

1. Umsatzerlöse
2. Weitere Erträge
3. Aufwendungen
4. Steuern

Unterm Strich steht der Jahresüberschuss oder – falls das Unternehmen mehr Ausgaben als Einnahmen hatte – der Jahresfehlbetrag.

Wer eine GuV erstellen muss, kann zwischen zwei Darstellungsformen wählen: dem Gesamtkostenverfahren (GKV) und dem Umsatzkostenverfahren (UKV). Beim GKV fließen alle Kosten und Erträge in die Rechnung ein und werden in Rubriken zusammengefasst, beispielsweise in den Rubriken Personalkosten oder Materialeinsatz. Beim UKV hingegen rechnen Sie nur die Kosten der tatsächlich verkauften Waren oder Leistungen ein. Haben Sie sich für eine Darstellungsform entschieden, müssen Sie diese beibehalten. Das gilt auch für die Bezeichnungen und die Reihenfolge der einzelnen Posten. Denn so stellen Sie Vergleichbarkeit zwischen Ihren GuV aus unterschiedlichen Jahren sicher.

Prüfliste GuV: Das müssen Sie beachten

Die GuV ist ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses, den Kaufleute gemäß des HGB erstellen müssen. Folgende Regeln sind dabei zu beachten:

Die Staffelform ist für Kapitalgesellschaften Pflicht.
Verrechnungen sind verboten. Sie müssen jeden einzelnen Posten aufführen.
Das Gliederungsschema ist sowohl im GKV als auch im UKV festgelegt. Sie dürfen es nicht verändern.
Die Entscheidung für GKV oder UKV ist endgültig. Ein Wechsel ist nur in Ausnahmefällen möglich.
Die GuV für ein Geschäftsjahr müssen Sie innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahrs an das Finanzamt übermitteln.