Sie haben Ihre Ware geliefert oder Ihre Leistung erbracht und eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt. Doch eine fristgerechte Zahlung bleibt aus, Ihr Kunde reagiert nicht. Um einen Zahlungsausfall zu verhindern, sollten Sie eine Mahnung schreiben.
Mahnung schreiben – so formulieren Sie richtig
Ihr Kunde zahlt nicht? Dann wird es Zeit, die Rechnung anzumahnen
Was muss ich bei einer Mahnung beachten?
Zunächst sollten Sie nicht zwangsläufig davon ausgehen, dass eine böse Absicht vorliegt, wenn ein Kunde nicht zahlt. Eine Rechnung kann auf dem Versandweg abhandengekommen oder schlichtweg übersehen worden sein. Auch EDV-Fehler oder Zahlendreher können verantwortlich dafür sein, dass Ihre Forderung in Verzug gerät. Deshalb sollten Sie, auch wenn Sie dazu rechtlich nicht verpflichtet sind, vor der Mahnung immer erst eine Zahlungserinnerung versenden, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei besonders guten und wichtigen Kunden greifen Sie am besten zum Telefon oder fragen kurz per E-Mail nach. In den meisten Fällen gibt es eine plausible Erklärung für den Zahlungsverzug und die Angelegenheit löst sich in Wohlgefallen auf.
Wenn auch die freundliche Erinnerung an die Fälligkeit nicht zu einem Zahlungseingang führt, wird es Zeit für eine Mahnung. Legen Sie zunächst fest, ob Sie mehrfach oder nur einmal mahnen wollen. Ein mehrstufiges Mahnverfahren kann sinnvoll sein, wenn Sie hauptsächlich mit Privatkunden zu tun haben; im Business-to-Business reicht dagegen in der Regel eine Mahnung aus. Sie sind berechtigt, Mahngebühren und Verzugszinsen auf den Rechnungsbetrag aufzuschlagen. Setzen Sie Ihrem Schuldner eine kurze, aber realistische Zahlungsfrist, zum Beispiel 7 Tage. Wenn Sie mehrere Mahnstufen planen, können Sie auch mit 14 Tagen beginnen und dann in der zweiten und dritten Mahnung auf 7 Tage reduzieren. Der Ton Ihres ersten Mahnschreibens sollte bestimmt, aber freundlich sein. Bei weiteren Mahnungen ist es durchaus angebracht, einen distanzierten Ton anzuschlagen, um zu zeigen, dass es Ihnen ernst ist.
Nutzen Sie unser Muster-Mahnschreiben
Damit Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen, können Sie eine Mahnungsvorlage erstellen, die Sie immer wieder anpassen können. Nutzen Sie dafür gerne unser Musterschreiben.
Höhe von Mahngebühren und Verzugszinsen
Die Höhe der Mahngebühren dürfen Sie nicht willkürlich wählen. Sie muss den tatsächlich anfallenden Kosten der Mahnung entsprechen. Mehr als den Wert für Papier, Druckertoner und gegebenenfalls einer Briefmarke dürfen Sie nicht ansetzen. Auf Basis der Rechtsprechung scheint ein Betrag zwischen 0,75 Euro und 1,20 Euro angemessen zu sein. Der angesetzte Verzugszins darf bis zu 5-Prozent-Punkte über dem Basiszins liegen, den Sie auf der Internetseite der Bundesbank ermitteln können.
Auch nach der Mahnung keine Zahlung – was tun?
Wenn Sie alle Stufen Ihres Mahnverfahrens ausgereizt haben, aber immer noch keine Zahlung erfolgt ist, können Sie auf diese Instrumente zurückgreifen:
- Anwalt einschalten: Einen Anwalt sollten Sie dann hinzuziehen, wenn es zwischen Ihnen und dem Kunden unterschiedliche Meinungen über die Rechtmäßigkeit oder die Höhe der Rechnung gibt.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Wenn trotz Einigkeit über die Berechtigung und Höhe der Rechnung keine Zahlung erfolgt, können Sie beim zuständigen Gericht über ein Formular dieses Verfahren beantragen.
- Inkasso: Gegen eine Gebühr können Sie ein Inkasso-Unternehmen mit der Durchsetzung Ihrer Forderung beauftragen. Das ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn Ihr Schuldner darauf hofft, dass Sie nach einer gewissen Zeit aufgeben.
- Factoring: Die wahrscheinlich komfortabelste Lösung dürfte das Factoring sein. Hier geben Sie – gegen eine geringe Gebühr – sämtliche Forderungen an ein Unternehmen ab, das sich um Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso kümmert. Ihr Vorteil: Sie erhalten Ihr Geld sofort, wenn Sie die Rechnungsdaten an Ihren Factoring-Partner übergeben haben – unabhängig davon, ob und wann die Rechnung beglichen wird. So sind sie vor Zahlungsausfällen geschützt.
