Es ist sicherlich immer ein besonderer Moment im Leben von Existenzgründenden, wenn sie die erste Rechnung schreiben können. Allerdings ist hier Einiges zu beachten.
Rechnung erstellen
Kurz und kompakt
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Eine korrekte Rechnung muss Pflichtangaben wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Zahlungsziel enthalten.
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Vorlagen oder eine Rechnungssoftware sparen Zeit und sind bei regelmäßigem Bedarf oder zusätzlichem Papierkram besonders hilfreich.
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Digitale Rechnungen müssen unveränderbar sein, PDF ist das Pflichtformat – eine digitale Signatur ist heute nicht mehr vorgeschrieben.
So machen Sie bei der Rechnungserstellung alles richtig
Pflichtbestandteile einer Rechnung
Eine Rechnung muss formal korrekt sein, sonst riskieren Sie unter Umständen Zahlungsausfälle oder Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Diese Pflichtangaben dürfen auf keiner Rechnung fehlen:
- vollständige Adresse der Rechnungsempfängerin oder des Rechnungsempfängers inklusive Rechtsform-Zusätze wie GmbH oder AG,
- vollständige Adresse der Rechnungsstellerin oder des Rechnungsstellers,
- Rechnungsnummer und die Angabe „Rechnung“ bzw. „Gutschrift“,
- Ausstellungsdatum der Rechnung,
- Steuernummer,
- Rechnungspositionen, gegebenenfalls mit Anzahl und Einzelpreis,
- Rechnungsbetrag bestehend aus dem Nettobetrag, der Umsatzsteuer (mit Angabe des zu berechnenden Satzes von 7 oder 19 Prozent) und dem Bruttobetrag,
- Leistungsdatum – wann wurde die Leistung erbracht oder die Ware geliefert?
- Zahlungsziel – bis wann soll die Rechnung bezahlt werden?
Wenn Sie Skonto gewähren, dann fügen Sie den Skontosatz mit der dazugehörigen Frist beim Zahlungsziel hinzu. Sind Sie Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer, entfällt die Angabe der Umsatzsteuer und der Nettorechnungsbetrag entspricht dem Bruttorechnungsbetrag.
Sinnvolle Ergänzungen
Weitere nützliche, aber nicht verpflichtende Angaben auf einer Rechnung sind Ihre Bankverbindung, Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die Internetadresse Ihres Unternehmens oder die Namen der Geschäftsführenden, Vorständinnen und Vorständen oder Aufsichtsrätinnen und Aufsichtsräten. Auch Ihr Firmenlogo können Sie auf der Rechnung platzieren, dazu verpflichtet sind Sie aber nicht.
So sparen Sie Zeit bei der Rechnungsstellung
Aufgrund der vielen wiederkehrenden Elemente bietet sich eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel an. Je nachdem, wie viele Rechnungen Sie im Monat stellen, kann sich auch die Anschaffung eines entsprechenden Rechnungsprogramms lohnen. Eine solche Software-Lösung bietet sich auch an, wenn Sie häufig Angebote, Kostenvoranschläge, Mahnungen oder Lieferscheine erstellen müssen.
Was Sie bei der Rechnungsstellung ins Ausland beachten sollten
Bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland müssen Sie zusätzlich Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die der Empfängerin oder des Empfängers sowie den Zusatz „Reverse Charge“ angeben. Das bedeutet, dass Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Umsatzsteuer an das Finanzamt ihres oder seines Landes abführen muss. Deshalb dürfen Sie bei einer solchen Rechnung keine Umsatzsteuer berechnen. Bei Rechnungen an Unternehmen in Drittländern gelten länderspezifische Regeln. Hier sollten Sie sich vorher bei Ihrem zuständigen Finanzamt erkundigen.
Für Rechnungen an Privatkundinnen und Privatkunden im Ausland (EU und Drittländer) gelten die gleichen Regeln wie bei Inlandsrechnungen.
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Wissenswertes zur digitalen Rechnungserstellung
Wenn Sie eine Rechnung in digitaler Form per E-Mail versenden, hat das gegenüber der Papierform viele Vorteile: Sie sparen nicht nur Ausdruck, Briefumschlag, Porto und den Weg zum Briefkasten, Ihre Rechnung ist auch unmittelbar nach dem Versand bei der Empfängerin oder dem Empfänger. So kommen Sie schneller an Ihr Geld. Eine digitale Rechnung muss natürlich dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine papierhafte Rechnung. Zusätzlich muss sie unveränderbar sein. Das bedeutet, dass Sie Rechnungen, die Sie in Word oder Excel erstellt haben, als PDF-Datei versenden müssen. Sollten Sie eine Rechnungssoftware nutzen, können Sie dort die Umwandlung und den Versand vornehmen. Die in der Vergangenheit notwendige digitale Signatur ist mittlerweile abgeschafft worden, um die digitale Rechnungsstellung zu erleichtern.