Wenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer Ihrer Kundschaft Umsatzsteuer berechnen, müssen Sie diese an den Staat weitergeben. Es ist Ihnen aber erlaubt, selbst bezahlte Umsatzsteuer in Ihrer Steuererklärung gegenzurechnen.
Umsatzsteuervoranmeldung: Wann ist sie fällig?
Kurz und kompakt
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Es ist Unternehmen bei der Umsatzsteuer erlaubt, die gezahlte Vorsteuer abzuziehen und nur die Differenz ans Finanzamt abzuführen. Kleinunternehmer und umsatzsteuerbefreite Berufe sind von der Voranmeldung befreit.
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Bei Existenzgründerinnen und -gründern muss die Voranmeldung monatlich, bis zum 10. des Folgemonats, erfolgen. Liegt die Zahllast unter 7.500 Euro, kann zu einem späteren Zeitpunkt auf quartalsweise Voranmeldungen umgestellt werden.
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Auch bei 0 Euro Umsatz ist eine Voranmeldung zwingend erforderlich. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Eingenommene Mehrwertsteuer fristgerecht ans Finanzamt abführen
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Umsatz- oder Mehrwertsteuer, die Sie auf Ihren Rechnungen aufführen, muss wie jede Steuer ans Finanzamt abgeführt werden. Wenn Sie jedoch selbst für Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen eingekauft haben, dürfen Sie die dort gezahlte Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer abziehen. Die verbleibende Differenz führen Sie mit der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab. Dies geschieht über das Onlineportal ELSTER. Hier loggen Sie sich ein und tragen in das entsprechende Formular die Ihrer Kundschaft berechnete Umsatzsteuer und die Vorsteuer ein. Nach dem Absenden des Formulars wird der zu zahlende Betrag automatisch berechnet und später von Ihrem Konto abgebucht.
Wenn Sie eine Software für Ihr Rechnungswesen benutzen, verfügt diese wahrscheinlich über eine Schnittstelle zu ELSTER. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird dann automatisch durchgeführt. Alternativ kann dies auch Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater übernehmen.
Wer ist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet?
Diese Frage ist schnell beantwortet: Jedes Unternehmen, das Umsatzsteuer berechnet, egal ob Freiberuflerin, Freiberufler, Gewerbetreibende oder AG. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer dagegen müssen keine Voranmeldung abgeben, da sie aufgrund ihres Status umsatzsteuerfreie Rechnungen ausstellen. Das gilt auch für eine Reihe von umsatzsteuerbefreiten Berufen, zum Beispiel Ärztinnen und Ärzte. Die Kleinunternehmerregelung kann aber nur in Anspruch genommen werden, wenn der Umsatz im ersten Jahr die Grenze von 22.000 Euro nicht überschreitet. Im laufenden Jahr darf der Umsatz dann nicht mehr als 50.000 Euro betragen.
Diese Fristen gelten
Die Umsatzsteuervoranmeldung müssen Existenzgründende monatlich einreichen. Sie ist immer zum 10. des auf den Voranmeldezeitraum folgenden Monats fällig. Sollte dies ein Feiertag oder ein Sonntag sein, dann gilt der darauffolgende Werktag als Fristende. Nach zwei Jahren kann das Abgabeintervall für die Voranmeldung auf quartalsweise geändert werden. Das ist aber nur möglich, wenn die gezahlte Umsatzsteuer aus dem Vorjahr unter 7.500 Euro lag.
Wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie beim Finanzamt über ELSTER eine Dauerfristverlängerung beantragen. So verlängert sich die Abgabefrist jeweils um einen Monat. Dieser Antrag wird in der Regel angenommen. Einzige Bedingung: Sie müssen einmalig eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres bezahlen.
Am Ende eines Jahres müssen Sie als Zusammenfassung der monatlichen bzw. vierteljährlichen Voranmeldung die jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Die Frist hierfür ist der 31. Mai des Folgejahres.
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Umsatzsteuervoranmeldung ist immer Pflicht
Noch zwei wichtige Hinweise am Schluss: Auch für Monate, in denen Sie keine Umsatzsteuer berechnet haben und keine Vorsteuer in Anspruch nehmen, müssen Sie zwingend eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
Und: Die jährliche Umsatzsteuererklärung müssen auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer abgeben. Da diese mit der Umsatzsteuer sonst nichts zu tun haben, ist im Umsatzsteuerformular ein gesondertes Formularfeld hierfür zu finden.