Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung

Kurz und kompakt

Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands genügt entweder die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-ID – eine von beiden ist aber Pflicht.
Geht die Rechnung ins EU-Ausland ist die Umsatzsteuer-ID erforderlich, genauso wie die des Empfängers sowie der Hinweis „Reverse Charge“.
Die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) dient lediglich der persönlichen Zuordnung und ist für Rechnungen nicht relevant.

Wir klären die Verwirrung um die richtige Angabe auf Ihren Rechnungen

Vielen Unternehmerinnen und Unternehmern ordnet das Finanzamt zusätzlich zur Steuernummer eine Umsatzsteuer-ID zu. Doch welche dieser beiden Nummern muss auf einer Rechnung stehen, damit sie formal korrekt ist?

Steuernummer und Umsatzsteuer-ID verständlich erklärt

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, erhalten Sie vom Finanzamt eine Steuernummer. Diese benötigen Sie, wenn Sie Ihre Steuererklärungen abgeben. Das Finanzamt verwaltet unter der Steuernummer den gesamten Schriftverkehr mit Ihnen und kann so alle Steuerzahlungen oder -bescheide sofort zuordnen.

Eine zusätzliche Umsatzsteuer-ID ist erforderlich, wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland machen. Die ID können Sie entweder zusammen mit der Steuernummer beim Finanzamt beantragen oder später beim Bundeszentralamt für Steuern. Darüber hinaus gibt es auch noch die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.), sie dient der eindeutigen Zuordnung von Daten zu einer steuerpflichtigen Person und erleichtert deren Auswertung. Sie ist aber nicht für die Rechnungsstellung relevant. Die IdNr. erhält jede Bürgerin und jeder Bürger der Bundesrepublik Deutschland bei seiner Geburt von den Kommunalbehörden.

Welche Angaben gehören auf die Rechnung?

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, die an eine Empfängerin oder einen Empfänger in Deutschland gerichtet ist, gehört die Steuernummer zu den Pflichtangaben. Statt der Steuernummer können Sie auch Ihre Umsatzsteuer-ID angeben, falls Sie eine haben. Eine Ausnahme bilden sogenannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Wert von unter 250 Euro. Auf diesen müssen Sie keine der beiden Nummern angeben.

Liegt das Ziel der Rechnung im EU-Ausland, ist die Umsatzsteuer-ID erforderlich. Neben Ihrer eigenen müssen Sie auch die ID der Empfängerin oder des Empfängers angeben und Letztere mit dem Zusatz "Reverse Charge" versehen. Dadurch ist geregelt, dass die Rechnungsempfängerin oder der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer im Heimatland abführen muss. Folglich dürfen Sie in diesem Fall keine Umsatzsteuer berechnen.

Für Kleinunternehmende im Sinne des § 19 UstG gilt das selbstverständlich nicht: Da diese weder Umsatzsteuer berechnen noch einen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, benötigen sie auch für Rechnungen ins EU-Ausland keine Umsatzsteuer-ID.

Auf was muss ich bei der digitalen Rechnungserstellung achten?

Wenn Sie Ihre Rechnungen lieber in digitaler Form erstellen wollen, gelten bezüglich der Steuernummer und der Umsatzsteuer-ID dieselben Regeln wie bei der Papierform. Wichtig ist aber, dass Sie Rechnungen, die Sie mithilfe von Word oder Excel erstellt haben, in eine PDF-Datei umwandeln. Andernfalls ist es möglich, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer oder andere Angaben nachträglich zu verändern. Datei-Umwandlung und Versand erfolgen automatisch, wenn Sie ein Programm zur Rechnungserstellung verwenden.