Sobald Sie als Gründerin oder Gründer Mitarbeitende beschäftigen, sind Sie verpflichtet, eine Betriebsnummer für Ihr Unternehmen zu beantragen. Wie Sie Ihre Betriebsnummer erhalten, worauf Sie dabei achten sollten und wozu die Nummer dient, erfahren Sie hier.
Betriebsnummer beantragen
Kurz und kompakt
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Die Betriebsnummer dient der eindeutigen Zuordnung bei Sozialversicherungsmeldungen und ist auch für statistische Zwecke relevant.
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Sie beantragen die Betriebsnummer online beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit. Sie ist für alle Beschäftigungsarten Pflicht.
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Mehrere Betriebe an unterschiedlichen Standorten oder mit verschiedenen Tätigkeiten brauchen jeweils eigene Betriebsnummern.
Die Betriebsnummer macht Sie vom Unternehmer zum Arbeitgeber
Wo und wie beantrage ich eine Betriebsnummer?
Wenn Sie ein gewerbliches Unternehmen betreiben oder freiberuflich tätig sind, müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen, sobald Sie Ihre erste Mitarbeiterin oder Ihren ersten Mitarbeiter beschäftigen möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein sozialversicherungspflichtiges oder geringfügiges Beschäftigungsverhältnis oder um Auszubildende handelt. Die Betriebsnummer ist für jede Art von Beschäftigung verpflichtend und unabdingbar im Meldeverfahren zur Sozialversicherung. Entsprechende Beitragszahlungen lassen sich dadurch eindeutig Ihrem Arbeitgeberkonto zuordnen.
Den Antrag für eine Betriebsnummer können Sie als Arbeitgeber selbst stellen oder einen bevollmächtigten Dritten damit beauftragen, zum Beispiel Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro. Für die Vergabe ist der Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit zuständig. Letzteres gilt allerdings nicht für Unternehmen, die ausschließlich knappschaftlich rentenversicherte Arbeitnehmer beschäftigen, zum Beispiel Tagebaue, Bergwerke oder Seefahrtsbetriebe. In diesen Fällen erteilt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See die Betriebsnummer.
Auch Privathaushalte müssen eine Betriebsnummer beantragen, wenn sie Arbeitskräfte auf Minijob-Basis beschäftigen. In diesen Fällen ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See zuständig. Bitte beachten Sie, dass Betriebsnummern, die von der Bundesagentur für Arbeit für gewerbliche Zwecke vergeben und in diesem Kontext auch aktuell genutzt werden, nicht für Arbeitskräfte auf Minijob-Basis im Privathaushalt verwendet werden können.
Wie lange muss ich auf meine Betriebsnummer warten?
Seit dem Jahr 2017 gibt es die gesetzliche Verpflichtung, Betriebsnummern elektronisch im Online-Portal der Arbeitsagentur zu beantragen. Dadurch ist die Beantragung rund um die Uhr und von jedem Ort aus möglich und es fällt in der Regel keine Bearbeitungszeit an.
Im Online-Antragsformular geben Sie die Rechtsform, die Adresse und den Branchenschwerpunkt Ihres Unternehmens an. Zudem tragen Sie die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpartnerin oder des zuständigen Ansprechpartners ein. Dabei kann es sich auch um bevollmächtigte Dritte handeln.
Die Erteilung der achtstelligen Betriebsnummer erfolgt anschließend automatisch. Es ist nicht möglich, sich eine bestimmte Nummer zu wünschen. Die Betriebsnummer wird Ihnen unmittelbar online angezeigt, sofern beim Abgleich Ihrer Daten mit der Datenbank der Arbeitsagentur kein Klärungsbedarf entsteht. Das wäre zum Beispiel bei einer Doppelmeldung der Fall. Die Betriebsnummer ist nach Erhalt sofort gültig.
Diese Unterlagen brauchen Sie für die Beantragung
Der Online-Antrag führt Sie durch den Antragsprozess und fragt die grundlegenden Informationen über Ihr Unternehmen, wie Name, Rechtsform und Kontaktdaten ab. Unter Umständen benötigen Sie auch weitere Informationen oder Unterlagen, wie einen Handelsregisterauszug oder einen Gesellschaftsvertrag.
Wichtig
Seit dem 1. Januar 2024 benötigen Sie die Unternehmensnummer Ihres Unternehmens. Die Unternehmensnummer kennzeichnet Ihr Unternehmen für die Aufgaben der gesetzlichen Unfallversicherung und wird vom zuständigen Unfallversicherungsträger vergeben.
Das müssen Sie bei der Beantragung der Betriebsnummer beachten
Die Beantragung einer Betriebsnummer ist für Sie als Arbeitgeber grundsätzlich kostenfrei. Durch den Online-Antrag entfällt zwar die Bearbeitungsdauer, dennoch sollten Sie den Antrag stellen, bevor das Beschäftigungsverhältnis beginnt. So können Sie die Nummer direkt nutzen, wenn Sie Arbeitnehmer zum Beispiel bei der Krankenkasse anmelden.
Durch die Betriebsnummer ist Ihre Firma für die Sozialversicherungsträger, also für Rentenversicherungen, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, auffindbar. Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen in verschiedenen Gemeinden oder mehrere Zweigstellen in derselben Gemeinde mit unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern, müssen Sie für jeden Betrieb eine eigene Betriebsnummer beantragen.
Die Betriebsnummer hat auch statistische Bedeutung, denn die mit ihr verknüpften Daten fließen in die Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit ein.
Sie sind verpflichtet, dem Betriebsnummernservice der Arbeitsagentur eine entsprechende Meldung zu machen, wenn sich Grundlegendes in Ihrer Firma ändert. Dazu zählen zum Beispiel neue Adressen, Inhaberwechsel oder die Änderung des Tätigkeitsschwerpunkts.
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Gültigkeit der Betriebsnummer
Es gibt bestimmte Umstände, die dazu führen können, dass Sie Ihre Betriebsnummer ändern oder eine neue Nummer beantragen müssen.
- Änderung der Unternehmensstruktur: Wenn sich die Rechtsform Ihres Unternehmens ändert, zum Beispiel von einer GbR zu einer GmbH, es zu einer Fusion oder Übernahme gekommen ist oder Ihr Unternehmen in mehrere eigenständige Einheiten aufgespalten wird, benötigt das Unternehmen beziehungsweise jede neue Einheit eine eigene Betriebsnummer. In Ausnahmefällen können auch grundlegende Änderungen in der Gesellschafterstruktur zu einer neuen Betriebsnummer führen.
- Änderung des Betriebsstandortes: Zieht ein Unternehmen in eine andere Stadt um, kann dies dazu führen, dass eine neue Betriebsnummer nötig wird. Gegebenenfalls ist dies auch der Fall, wenn eine neue Zweigstelle an einem anderen Standort eröffnet wird.
- Änderung des Tätigkeitsfeldes: Führt die Neuausrichtung des Unternehmens dazu, dass in Zukunft in einem anderen Wirtschaftszweig operiert wird, kann ebenfalls eine neue Betriebsnummer vergeben werden.