Fahrtenbuch führen – darauf müssen Sie achten

Kurz und kompakt

  • Die Nutzung eines Firmenwagens für private und berufliche Zwecke macht das Führen eines Fahrtenbuchs steuerlich vorteilhaft.

  • Alternativ zur Fahrtenbuchmethode kann die 1-Prozent-Regelung genutzt werden, bei der pauschal 1 % des Listenpreises versteuert wird.

  • Auch digitale Fahrtenbücher sind gültig, solange sie unveränderbar sind; GPS-gestützte Apps können die Dokumentation zusätzlich erleichtern.

Nutzen Sie die steuerlichen Vorteile

Wird ein Dienstwagen sowohl für private als auch dienstliche Zwecke genutzt, ist das Führen eines Fahrtenbuchs ratsam. Die genaue Dokumentation der Fahrten kann auch steuerliche Vorteile haben.

Lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Wer einen Firmenwagen nutzt, muss diesen steuerlich geltend machen. Eine Möglichkeit hierfür ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Wenn dieses Fahrtenbuch vollständig ist, alle Aufzeichnungen enthält und Sie es mit Ihrer Steuererklärung einreichen, rechnet das Finanzamt statt einer Pauschale Ihren tatsächlichen Anteil der Autokosten nachträglich an.

Neben den getätigten Fahrten werden alle Kosten berücksichtigt, die der Firmenwagen im gesamten Jahr verursacht hat, also auch Sprit-, Reparatur- und Reinigungskosten sowie Parkgebühren. Umwege und Privatfahrten wie beispielsweise Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen sollten ebenfalls dokumentiert werden. Denken Sie daran, dass Sie alle entsprechenden Belege aufheben, und diese im Fahrtenbuch aufzeichnen müssen. Nur so können diese nachträglich versteuert werden.

Was ist die 1-Prozent-Regelung?

Bei der 1-Prozent-Regelung oder auch Listenpreismethode handelt es sich um eine alternative Möglichkeit, um private Fahrten mit einem Dienstwagen zu versteuern. Bei der Berechnung wird 1 % des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zum monatlichen Gehalt dazugerechnet. Grundlage ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Diese Regelung gilt nicht nur für neu gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für geleaste oder gemietete Wagen. Somit handelt es sich bei der 1-Prozent-Methode um einen geldwerten Vorteil.

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Diese Informationen müssen ins Fahrtenbuch

Es gibt keine offiziellen Vorlagen für ein Fahrtenbuch. Dennoch gibt es einige grundsätzliche Informationen, die Grundlage für ein ordnungsgemäß geführtes Dokument sind und die Sie darin festhalten sollten. Dazu gehören:

  • das amtliche Kennzeichen des Dienstwagens, damit sich das Fahrtenbuch zweifelsfrei einem Fahrzeug zuordnen lässt,
  • der Kilometerstand, wobei die jährliche Fahrleistung des Fahrzeugs entscheidend ist,
  • die Art der Fahrten, da aus steuerrechtlichen Gründen deutlich werden muss, ob es sich um dienstliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte oder Privatfahrten handelt. Darunter fallen auch Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Denn die private Nutzung eines Dienstwagens ist ein geldwerter Vorteil.

Bei betrieblichen Fahrten sind zudem weitere Informationen aufzuzeichnen:

  • das Datum der Fahrt,
  • der Kilometerstand zu Beginn und bei Ende der Fahrt,
  • Start- und Zielort der Fahrt (beispielsweise die Arbeitsstätte),
  • Reiseroute inklusive Umwege,
  • Reisezweck und
  • Name der besuchten Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner.

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Steuerliche Vorteile nutzen

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn eine Fahrerin oder ein Fahrer, beispielsweise in einem Bußgeldverfahren aufgrund eines Verkehrsverstoßes, nicht genau ermittelt werden kann. Ist es der Bußgeldbehörde nicht möglich, nach einer Ordnungswidrigkeit die Identität der Fahrerin oder des Fahrers zweifelsfrei festzustellen, so kann sie die Fahrzeughalterin oder den Fahrzeughalter dazu verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen. Die Vorlage des Dokuments kann versteuert werden. Denn die Auflistung der Fahrten hilft dem Finanzamt, zwischen privater und gewerblicher Nutzung eines Fahrzeuges zu unterscheiden.

Besonders Selbstständige und Selbstständiger können vom Führen eines Fahrtenbuchs profitieren. Denn durch das Auflisten der privaten Nutzung des Fahrzeugs dokumentieren sie die tatsächlichen Anteile der Kosten. Nutzen sie das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke, wird es steuerlich dem Betriebsvermögen zugerechnet.

Elektrofahrzeuge genießen zudem eine niedrige Versteuerung von 0,25 bzw. 0,5 % des Bruttolistenpreises. Dies hängt vom Wert des Fahrzeuges ab.

Hat das Finanzamt Zweifel an der betrieblichen Nutzung, kann es eine detaillierte Auflistung aller Fahrten verlangen. Dann sind Sie im Vorteil, wenn Sie sowieso ein Fahrtenbuch führen.

Papier oder App?

Ein Fahrtenbuch muss kein physisches Dokument aus Papier sein. Es gibt auch Apps, mit denen Sie als Fahrzeughalterin oder Fahrzeughalter eine detaillierte Aufstellung aller Fahrtenbucheinträge festhalten können. Elektronische Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt genauso an wie ihre Gegenstücke in Papierform. Entscheidend ist dabei jedoch, dass sich die eingetragenen Daten wie die Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich ändern lassen. Das Missachten dieser Regeln kann zu einem Bußgeld führen. Einige Apps bieten zudem auch die Möglichkeit, GPS-Daten zur Dokumentation der Fahrten zu nutzen. So lassen sich die gefahrenen Kilometer genau eintragen und entsprechend versteuern.