In vielen Unternehmen ist die jährliche Weihnachtsfeier eine beliebte Tradition. Mit diesem Fest bedanken sich Arbeitgeber bei ihren Mitarbeitenden für die geleistete Arbeit. Damit jedoch die Betriebsfeier steuerfrei bleibt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen
Kurz und kompakt
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Weihnachtsfeiern sind gängige Betriebsveranstaltungen, mit denen sich Arbeitgeber bei Mitarbeitern für deren Einsatz bedanken.
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In die Kostenpauschale fließen alle Ausgaben ein, inklusive Miete, Catering, Unterhaltung, Geschenke und eventuelle Übernachtungen.
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Begleitpersonen erhöhen den Pro-Kopf-Betrag, da ihre Ausgaben dem Mitarbeiter zugerechnet werden, der sie mitbringt.
So bleibt das Betriebsfest abgabenfrei
Rechtliche Vorgaben beachten
Die meisten Firmen lassen bei gutem Essen und einem netten Unterhaltungsprogramm das Jahr ausklingen. Die Weihnachtsfeier gilt rechtlich als Betriebsveranstaltung. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber sich an gewisse Vorgaben halten muss, wenn er die dadurch entstehenden Kosten von der Steuer absetzen will. So muss er alle Mitarbeitende einer Organisationseinheit einladen. Das kann eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder die gesamte Firma sein. Pro teilnehmendem Angestellten dürfen die Kosten für die Feier den steuerlichen Freibetrag von 110 Euro brutto nicht überschreiten. Liegen die Ausgaben darüber, zählen sie als geldwerter Vorteil für Mitarbeitenden. Dann fällt für jeden Euro, der über dem Freibetrag liegt, Lohnsteuer an. Zur Vereinfachung der Berechnung ist es allerdings möglich, statt der Regelbesteuerung für Mitarbeitende einen Pauschalsteuersatz von 25 Prozent festzusetzen. Die Personalabteilung muss dann nicht jede einzelne Gehaltsabrechnung neu kalkulieren. Der Freibetrag kommt bei je zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr zum Tragen.
Alle Kosten für die Feier berücksichtigen
In den Freibetrag fließen sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers für die Weihnachtsfeier ein. Dazu zählen neben den Verpflegungskosten auch die Miete für den Veranstaltungsort, Aufwendungen für das Unterhaltungsprogramm sowie Service- und Fahrtkosten. Ebenso Geschenke und eventuelle Übernachtungen. Die Gesamtsumme der Aufwendungen wird dann durch die Zahl der anwesenden Beschäftigten geteilt. Wichtig dabei ist: Ausgaben für eine Begleitung fließen in den Freibetrag der Mitarbeitenden ein, die oder der die Person mitbringt. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die anteiligen Kosten den Freibetrag pro Kopf überschreiten.
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Leiharbeiter und Minijobber auf der Weihnachtsfeier
Steuerlich gesehen unterscheiden sich bei einer Weihnachtsfeier Leiharbeiterinnen und Leiharbeiter und Minijobberinnen und Minijobber nicht von regulär angestellten Mitarbeitenden. Für geringfügig Beschäftigte ist die Einhaltung des Freibetrags allerdings besonders wichtig. Überschreiten die Kosten für die Betriebsfeier diese Grenze, addiert das Finanzamt jeden darüberliegenden Euro zum Lohn. Auf diese Weise verdienen die Minijobberinnen und Minijobber unter Umständen steuerlich gesehen mehr als 450 Euro in einem Monat. Dann gelten Sie als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer und müssen auf den gesamten Monatslohn Abgaben zahlen. Durch die Pauschalversteuerung können die Unternehmen dafür sorgen, dass die betroffenen Mitarbeitenden ihren Status als Minijobberinnen und Minijobber behalten.
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