Die Eintragung ins Handelsregister ist bei der Gründung fast aller Unternehmensformen ein wichtiger Schritt. Die wichtigsten Informationen dazu haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Eintragung ins Handelsregister
Kurz und kompakt
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Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis rechtlicher und wirtschaftlicher Unternehmensdaten in Deutschland Die Eintragung bietet viele Vorteile, wie den regionalen Schutz des Firmennamens oder die Möglichkeit zur Prokuraerteilung.
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Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG ist die Eintragung verpflichtend, Einzelunternehmen und GbR können sich freiwillig listen lassen.
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Die Eintragung erfolgt über einen Notar, ist kostenpflichtig und erfordert bestimmte Angaben zu Unternehmensstruktur und Geschäftsführung.
Warum ein Handelsregistereintrag für viele Gründende unerlässlich ist
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister hat im deutschen Wirtschaftsleben einen hohen Stellenwert. Es ist ein elektronisches Verzeichnis, das von den Amtsgerichten geführt wird, und für jeden online mithilfe des sogenannten Registerportals zugänglich ist. Das Handelsregister gibt Auskunft über die rechtlichen und wirtschaftlichen Daten der dort eingetragenen Kaufleute bzw. Unternehmen. Es enthält alle Informationen, die für den Abschluss von Verträgen mit diesen Firmen eine Rolle spielen können, zum Beispiel die genaue Firmenbezeichnung oder den Firmensitz.
Wenn Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler tätig sind und keinen Gewerbebetrieb führen, ist eine Anmeldung im Handelsregister nicht möglich. Ihr Unternehmen trägt dann zwangsläufig Ihren Vor- und Zunamen als Firmenbezeichnung – ggf. ergänzt durch einen Branchenzusatz.
Bei allen anderen Rechtsformen ist eine Eintragung verpflichtend. Nur in manchen Fällen ist sie freiwillig. Eine Listung im Handelsregister bringt jedoch einige Vorteile mit sich. So ist der eigetragene Name zumindest regional gegenüber ähnlich lautenden Bezeichnungen geschützt. Zudem haben Sie nur als eingetragene Unternehmerin oder eingetragener Unternehmer die Möglichkeit, Prokura zu erteilen und können Zweigstellen oder Filialen eröffnen. Auch sollten Sie auch die Außenwirkung nicht unterschätzen: Auf potenzielle Geschäftspartnerinnen und -partner oder Banken macht eine Eintragung im Handelsregister einen positiven und seriösen Eindruck.
Wer kann und wer muss ins Handelsregister?
Grundsätzlich besteht eine Eintragungspflicht ins Handelsregister für Kaufleute, also für alle Unternehmerinnen und Unternehmer, deren Geschäftsbetrieb einen kaufmännischen Zuschnitt hat. Durch diese Definition sind sämtliche Formen einer Kapitalgesellschaft wie die GmbH, die UG oder die AG automatisch eintragungspflichtig – und zwar in der Abteilung B des Registers (HRB B). Einzelunternehmen sind in der Abteilung A (HRB A) gelistet. Dort sind auch Personenhandelsgesellschaften zu finden. Dazu zählen die OHG (Offene Handelsgesellschaft) sowie die KG (Kommanditgesellschaft), eine Sonderform der OHG. Durch die Eintragung in die Abteilung A (HRB A) erhalten die Unternehmen den Zusatz "e. K." – eingetragener Kaufmann.
Ob eine Eintragung in die Abteilung A verpflichtend oder freiwillig ist, hängt vom Kaufmannsstatus ab. Wenn Sie als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer oder gemeinsam mit einer Partnerin oder einem Partner als GbR einen Gewerbetrieb führen, gelten Sie als sogenannter Nichtkaufmann oder Kleingewerbetreibende und können wählen, ob Sie sich ins Handelsregister eintragen lassen. Sobald Sie sich freiwillig eintragen lassen, gelten für Ihr Unternehmen dieselben rechtlichen Rahmenbedingungen wie für (Voll-)Kaufleute und Sie unterliegen dem HGB (Handelsgesetzbuch). Das hat unter anderem Auswirkungen auf Ihre Buchführung, da eine Einnahme-Überschussrechnung nun nicht mehr ausreicht. Stattdessen müssen Sie einen Jahresabschluss und eine Bilanz vorlegen.
Durch die Anwendung des HGB ergibt sich auch bei der Rügepflicht eine wichtige Einschränkung für Sie: Während Privatleute beim Kauf von Waren Mängel innerhalb einer Gewährleistungs- oder Garantiefrist anzeigen können, sind Kaufleute dazu verpflichtet, erhaltene Waren unverzüglich zu untersuchen und eventuelle Beanstandungen anzuzeigen, sonst gilt die Ware als akzeptiert.
Dauer und Kosten der Eintragung
Es empfiehlt sich, die Handelsregistereintragung bei einer Unternehmensgründung frühzeitig anzustoßen, denn der Vorgang kann mitunter mehrere Wochen in Anspruch nehmen – je nachdem, wie ausgelastet das zuständige Registergericht (Amtsgericht) ist. In der Regel sollte die Eintragung aber innerhalb weniger Tage erledigt sein. Sobald es so weit ist, erhalten Sie eine Handelsregisternummer für Ihr Unternehmen. Diese HR-Nummer gehört dann unbedingt auch ins Impressum Ihrer Homepage sowie in Ihre Geschäftspapiere (Briefbögen, Rechnungen usw.).
Die Eintragung ins Register ist kostenpflichtig, wobei die Höhe von der Rechtsform und Ausgestaltung Ihres Unternehmens – also zum Beispiel der Höhe Ihres Stammkapitals und der Anzahl der Gesellschafterinnen und Gesellschafter – sowie von der Satzung der jeweils zuständigen IHK abhängt. Für eine e. K. zum Beispiel liegt die Eintragungsgebühr bei 70 Euro bzw. bei bis zu 1.000 Euro, wenn es sich um größere Kapitalgesellschaften handelt. Das zuständige Amtsgericht kann Ihnen Auskunft über die Gebühren erteilen. Beachten Sie, dass zusätzlich Notarkosten anfallen.
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Wie erfolgt der Eintrag ins Handelsregister?
Für die Eintragung ins Handelsregister ist die Einschaltung einer Notarin oder eines Notars erforderlich. Er oder sie übernimmt sämtliche Formalitäten, also die Prüfung und Beglaubigung Ihrer Dokumente sowie die Anmeldung beim zuständigen Gericht. Für die Anmeldung benötigt Ihre Notarin oder Ihr Notar Angaben wie den Firmennamen, die Rechtsform Ihres Unternehmens, die Kontaktdaten der Geschäftsführung, den Sitz der Gesellschaft sowie Informationen zu eventuellen Niederlassungen. Darüber hinaus sind der Unternehmensgegenstand, Informationen zu vertretungsberechtigen Personen samt ihren Befugnissen und die Höhe des Grund- bzw. Stammkapitals Pflichtangaben bei der Anmeldung.
Jegliche Änderung im Unternehmen wie der Eintritt oder das Ausscheiden einer Geschäftsführerin oder eines Geschäftsführers oder eine Sitzverlegung müssen Sie im Handelsregister vermerken lassen. Wenn Sie die Firma auflösen wollen, müssen Sie eine Notarin oder einen Notar mit der Löschung des Handelsregistereintrags beauftragen.