Als Arbeitgeber behalten Sie bei jeder Lohn- und Gehaltszahlung die Lohnsteuer ein und führen diese ans Finanzamt ab. Um jene Mitarbeitende finanziell zu entlasten, die im Jahr zu viel Steuern gezahlt haben, können Sie am Jahresende einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.
Lohnsteuerjahresausgleich
Kurz und kompakt
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Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine Korrekturmaßnahme, mit der Arbeitgeber zu viel einbehaltene Lohnsteuer am Jahresende erstatten.
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Er erfolgt nur für Arbeitnehmer, die das gesamte Kalenderjahr beschäftigt waren, und noch vor Übermittlung der Jahresbescheinigung ans Finanzamt.
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Kein Ausgleich darf erfolgen bei unvolljähriger Beschäftigung, bestimmten Steuerklassen, Auslandsaufenthalten oder speziellen Sozialleistungen.
Wann Sie die Lohnabrechnung am Ende des Kalenderjahres korrigieren müssen
Erstattung durch den Arbeitgeber
Früher verwendeten Privatpersonen den Begriff Lohnsteuerjahresausgleich für ihre freiwillig beim Finanzamt eingereichte Einkommensteuererklärung. Sie dient meist dazu, Kosten von der Steuer abzusetzen. Heute bezeichnet der Ausdruck jedoch ausschließlich die im Dezember durchgeführte Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber.
Beim Lohnsteuerabzug wird monatlich der Arbeitslohn eines Mitarbeitenden ermittelt und die anfallende Lohnsteuer direkt abgezogen. Die Korrektur dieser Lohnabrechnung findet meist zusammen mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung am Jahresende statt. Dadurch erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden die zu viel bezahlten Steuerbeträge, bevor er die Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Der Lohnsteuerjahresausgleich hat also nichts mit der Steuererklärung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu tun. Reicht die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer Unterlagen zur Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt ein, spricht man vom Antragsveranlagungsverfahren.
Mit dem Jahresausgleich werden Abrechnungen nach Ablauf des Kalenderjahres korrigiert
Die Voraussetzungen für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleiches sind im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Die Lohnsteuer gehört zur Einkommensteuer und fällt bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit an. Wenn Sie als Arbeitgeber im Laufe des Kalenderjahres zu viel Lohnsteuer einbehalten haben, können Sie sie der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres erstatten. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeitenden das komplette abgelaufene Kalenderjahr, das sogenannte Ausgleichsjahr, bei Ihnen beschäftigt war. Allerdings ist eine Rückzahlung nur möglich, bevor Sie die elektronische Jahressteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln. Danach dürfen Arbeitgeber keinen Lohnsteuerjahresausgleich mehr durchführen. Sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit der Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer nicht einverstanden, müssen sie Einspruch erheben.
Wieso ist in manchen Fällen der Steuerabzug zu hoch?
Die Einkommenshöhe von Mitarbeitenden kann zum Beispiel aufgrund von Gehaltserhöhungen, Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld schwanken. Dann rutschen diese Personen in den betreffenden Monaten oft in der Steuerprogression nach oben, sodass sie höhere Abgaben zahlen müssen. Für die Berechnung der Jahreslohnsteuer gilt aber das Jahreseinkommen. Darin lassen sich monatliche Einkommensspitzen auf andere Monate umlegen. Somit kann die errechnete Jahressteuerschuld niedriger ausfallen als die Summe der bereits ans Finanzamt gezahlten monatlichen Steuerabzüge. Wurden innerhalb eines Kalenderjahres zu viel Steuern vom Arbeitslohn abgezogen, muss der Arbeitgeber die Differenz unter Umständen erstatten. Auch andere Faktoren wie Freibeträge für Kinder oder besondere Ausgaben können steuermindernd wirken. Diese Freibeträge werden in der Regel nicht automatisch beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt und sollten daher im Jahresausgleich geltend gemacht werden.
Ab zehn Mitarbeitenden ist der Lohnsteuerjahresausgleich Pflicht
Als Arbeitgeber verantworten Sie die einwandfreie Abführung der Lohnsteuer an den Fiskus. Wenn Sie am 31. Dezember eines Jahres mindestens zehn Angestellte beschäftigen, müssen Sie am Ende dieses Ausgleichsjahres die von Ihnen abgeführte Lohnsteuer prüfen. Dann ist gegebenenfalls bis spätestens Februar des Folgejahres eine Korrektur notwendig und Sie müssen den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu viel gezahlte Beträge erstatten. Stellt sich allerdings heraus, dass Ihre Mitarbeitenden zu wenig Lohnsteuer gezahlt haben, müssen Sie keine Steuern nachfordern. Das bleibt dem Finanzamt überlassen. Beschäftigen Sie weniger als zehn Mitarbeitende, dann sind Sie zur Durchführung eines Lohnsteuerjahresausgleichs berechtigt, aber nicht verpflichtet.
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Wann darf der Jahresausgleich nicht erfolgen?
Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen – zum Beispiel bei
- Mitarbeitenden, die keinen Lohnsteuerjahresausgleich wünschen,
- Mitarbeitenden, die individuelle Freibeträge eingetragen haben, bei denen eine Besteuerung nach Steuerklasse IV mit Faktorverfahren oder die Klassen III/V zur Anwendung kommen und die deshalb verpflichtet sind, eine Einkommensteuererklärung abzugeben,
- Mitarbeitenden, die Sie nicht ganzjährig beschäftigen – auch bei Saisonarbeitenden oder Kurzarbeitenden,
- Steuerausländern, die mehr als die Hälfte des Jahres im Ausland wohnen,
- Zahlung von Schlechtwetter-, Winterausfall- oder Mutterschaftsgeld.
Seit diesem Jahr führt zudem der Bezug von ausländischen Einkünften, von denen keine inländische Lohnsteuer einbehalten wurde, zum Ausschluss vom Lohnsteuerjahresausgleich. Ebenso ausgeschlossen sind seit 2024 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, für die im Ausgleichsjahr im Rahmen der Vorsorgepauschale im Zusammenhang mit der Pflegeversicherung unterschiedliche Abschläge berücksichtigt wurden. Diese Ausschlussregelungen sollen dabei helfen, unzutreffende Jahreslohnsteuerangaben zu vermeiden.