Ausfall der Unternehmerin oder des Unternehmers

Auch bei einer vorübergehenden Erkrankung müssen weiter Entscheidungen getroffen, Kundengespräche geführt, Investitionen getätigt und Lieferanten bezahlt werden.

• Falls Sie Ihren Betrieb als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer vorübergehend nicht selbst fortführen können, benötigen Sie eine Vorsorgevollmacht. Diese können Sie anpassen und zeitlich beschränken.
• Gibt es im Unternehmen mehrere Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer mit getrennten Zuständigkeitsbereichen, können die Zuständigkeiten temporär verändert werden.
• Gibt es eine Prokuristin oder einen Prokuristen, die oder der nur gemeinsam mit der Geschäftsführung die Gesellschaft vertreten darf, kann diese Einschränkung ebenfalls temporär aufgehoben werden.

Damit der Betrieb auch bei Ausfall der Unternehmerin oder des Unternehmers geregelt weitergeführt werden kann, muss geklärt sein, wer vorübergehend oder dauerhaft den Führungsposten übernimmt.

Ein Unternehmen muss immer handlungsfähig bleiben. Die Kundinnen und Kunden müssen bedient sowie Aufträge weiterhin fristgerecht erfüllt werden. Die Festlegung einer Vertreterin oder eines Vertreters ist daher zu empfehlen. Die Benennung einer geeigneten kompetenten Stellvertretung ist aber nicht immer einfach.

Wer soll welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse wahrnehmen? Wer außer Ihnen hat einen Überblick über aktuell anstehende Aufträge oder wichtige Projekte? Kommt eine Stellvertretung aus der Familie oder dem Unternehmen in Betracht oder muss über eine mögliche externe Person nachgedacht werden?

Um eine geeignete Stellvertretung innerhalb des Unternehmens oder der Familie zu finden, benötigen Sie eine Lösung, die die Unternehmensanforderungen und die Fähigkeiten einer Kandidatin oder eines Kandidaten verbindet. Diese Person muss über die langfristige Strategie umfassend informiert sein. Zudem muss die ausgewählte Person genau wissen, in welche Richtung sich das Unternehmen zukünftig entwickeln soll. So kann sich Ihre Stellvertreterin oder Ihr Stellvertreter besser in die internen und externen Unternehmensabläufe einbringen.

Oftmals werden sogenannte Interim-Managerinnen und -Manager zur Überbrückung von personellen Ausfällen in Unternehmen eingesetzt. Wer für die Vertretung auf eine externe Person zurückgreift, muss gute Vorarbeit leisten. Ein detaillierter und verständlicher Vertretungsplan ist unerlässlich. Ebenso klare Arbeitslisten und Anweisungen. Auch ein eingespieltes Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann der externen Interim-Vertretung in der Anfangszeit große Unterstützung bieten.

Um die Handlungsfähigkeit des Betriebes beim Ausfall der Unternehmerin oder des Unternehmers sicherzustellen, muss die Stellvertretung die wichtigsten Vollmachten besitzen. Nur so können die Geschäfte nahtlos weitergeführt werden.

• Generalvollmacht: Eine uneingeschränkte Vollmacht für alle täglichen Geschäfte.
• Handlungsvollmacht: Berechtigt die Vertretung zu allen Geschäfts- und Rechtshandlungen, die der Betrieb des betreffenden Gewerbes mit sich bringt.
• Prokura: Eine generelle Vertretung des Handelsgeschäfts. Die Prokuristin oder der Prokurist ist zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgeschäfts mit sich bringt, berechtigt.
• Spezialvollmacht: Berechtigt die Stellvertretung nur zur Vornahme eines bestimmten Rechtsgeschäfts. Mit Abschluss des Geschäfts erlischt die Spezialvollmacht automatisch.
• Gattungs- oder Artvollmacht: Beschränkt sich nicht auf ein bestimmtes Rechtsgeschäft, sondern auf die wiederkehrenden Geschäfte eines Tätigkeitsbereiches.

Als Unternehmensinhaberin oder Unternehmensinhaber sind Sie berechtigt, wirksame Verträge abzuschließen. Sollten Sie für einen kürzeren Zeitraum oder sogar dauerhaft handlungsunfähig sein, muss eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter, eine Angehörige oder ein Angehöriger oder eine externe Person diese Verantwortung übernehmen. Daher ist es ratsam, im Notfallplan genau aufzuführen, welche Vollmachten Ihre Stellvertreterin oder Ihr Stellvertreter bekommt.

Auch bei einem plötzlichen Ausfall der Unternehmerin oder des Unternehmers müssen laufende Aufträge und Kundinnen und Kunden weiter bedient und Verbindlichkeiten beglichen werden. Es ist wichtig, Verfügungsberechtigungen über Ihr Unternehmenskonto an Ihre Stellvertretung oder eine Angehörige oder einen Angehörigen zu erteilen. So kann die bevollmächtigte Person Bankgeschäfte fristgerecht tätigen und Verzögerungen oder sogar Mahnungen verhindern.

Damit die Stellvertretung alle Sendungen, die an Ihr Unternehmen gerichtet sind, auch entgegennehmen kann, sollten Sie auf jeden Fall an die Postvollmacht denken. Wichtig ist hier ein gesonderter Abschnitt, der Ihre Stellvertreterin oder Ihren Stellvertreter dazu ermächtigt, auch eigenhändige Sendungen, wie zum Beispiel ein Einschreiben, entgegennehmen zu dürfen.

Ihre Vertretung muss alle Passwörter besitzen, die für den Geschäftsprozess wichtig sind. Diese sollten schriftlich in einer Notfallmappe verstaut und griffbereit sein.

Die Stellvertretung ist ausgewählt, die Vollmachten sind erteilt und die Unterlagen sind vorbereitet. Jedoch können auch fehlende Kleinigkeiten, wie Passwörter oder Schlüssel, den laufenden Betrieb lahmlegen. Folgende Fragen sind zu beantworten:

• Wurden wichtige Passwörter hinterlegt?
• Wo befinden sich diese?
• Wo befinden sich wichtige Schlüssel für Tresor, Betriebsräume oder Fahrzeuge?
• Wurde der EDV-Zugang zu betrieblichen Prozessen sichergestellt?

Damit eine detaillierte Vorsorge getroffen werden kann, sollte Klarheit über die wichtigsten Punkte bestehen. Eine Liste hilft Ihnen dabei, den Notfallordner zu befüllen.

Ist der Notfallordner vollständig erstellt, sollten Sie ihn an einem sicheren Ort oder bei einer Vertrauensperson aufbewahren. Anweisungen, an wen und in welchen Fällen die Vertrauensperson den Ordner aushändigen darf, dürfen auch nicht fehlen. Ein gut durchdachter Notfallordner nützt am Ende nichts, wenn niemand von ihm weiß. Da sich das Unternehmen, die Abläufe sowie die Prozesse verständlicherweise weiterentwickeln, sollte der Ordner regelmäßig überprüft und aktualisiert werden – mindestens einmal im Jahr bzw. bei aktuellen Veränderungen oder Anlässen.