Ein Bewerbungsprozess kann hohe Kosten verursachen. Diese müssen Sie jedoch nicht allein tragen. Sie können sich Ihre Bewerbungskosten von der Arbeitsagentur oder dem Jobcenter erstatten lassen oder Ihre Ausgaben mithilfe Ihrer Steuererklärung geltend machen.
So werden Kosten für Bewerbung & Vorstellungsgespräch erstattet
Kurz und kompakt
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Reisekosten für Vorstellungsgespräche erstatten in der Regel die einladenden Unternehmen, wenn das nicht in der Einladung explizit ausgeschlossen wurde.
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Alternativ können Sie sich in vielen Fällen Ihre Bewerbungskosten auf Antrag von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter erstatten lassen.
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Es gibt auch die Möglichkeit, Ausgaben für Bewerbungen pauschal als Werbungskosten mithilfe Ihrer Steuererklärung geltend zu machen.
Im Bewerbungsprozess sparen
Kostenerstattung durch Arbeitsagentur oder Jobcenter
Wenn Sie arbeitslos oder arbeitssuchend sind, übernehmen die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter in vielen Fällen Ihre Bewerbungskosten. Einen Rechtsanspruch auf die Übernahme gibt es aber nicht. Ebenso gibt es keine gesetzlich festgeschriebene Höhe der Leistungen. Ob und in welcher Höhe Sie Ihre Bewerbungskosten erstattet bekommen, wird immer im Einzelfall entschieden. Sie müssen vor dem Vorstellungsgespräch einen Antrag zur Kostenübernahme stellen. Eine nachträgliche Genehmigung ist nicht möglich. Die Arbeitsagenturen bieten zudem auch eine kostenlose Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen sowie gratis Übungskurse für Bewerbungsgespräche an. Ähnliche Angebote gibt es auch von vielen Universitäten.
Leistungsumfang bei der Kostenübernahme
- Bewerbungskosten,
- Kosten für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags,
- Übernachtungskosten bei einer weiten Anreise,
- Ausgaben für erforderliche Arbeitsmittel, z. B. Arbeitskleidung, Fachliteratur oder Ausstattung bei Homeoffice-Pflicht,
- Kosten für notwendige Nachweise, z. B. Gesundheitsnachweis, Schufa-Auskunft oder Führungszeugnis,
- Kosten für Anerkennungsverfahren nach dem Anerkennungsgesetz des Bundes,
- Kosten für die Übersetzung von Dokumenten,
- sog. Kosten für die Unterstützung der Persönlichkeit, z. B. Friseurbesuch oder Anzug für das Vorstellungsgespräch,
- Kosten für den Erwerb eines Führerscheins, wenn die Arbeitsstelle nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist und
- Kosten für geforderte Arbeitsproben.
Agentur für Arbeit oder Jobcenter – wer ist zuständig?
Die Agentur für Arbeit ist die richtige Ansprechpartnerin für eine Kostenübernahme, wenn Sie Arbeitslosengeld I beziehen oder als arbeitssuchend gemeldet sind. Wenn Sie Bürgergeld beziehen, geht Ihr Antrag auf Kostenübernahme ans Jobcenter.
Voraussetzungen für die Kostenübernahme
Es gibt einige Bedingungen für eine Kostenübernahme. So müssen Sie sich um eine Stelle oder einen Ausbildungsplatz mit dem Ziel bemühen, langfristig und sozialversicherungspflichtig zu arbeiten. Zudem muss die Prüfung der Eigenleistungsfähigkeit ergeben, dass Sie die Kosten für die Bewerbung nicht selbst tragen können. Oft ist auch eine Eingliederungsvereinbarung nötig. In dieser verpflichten sich sowohl Sie als auch die Behörde zu verschiedenen Rechten und Pflichten. Die Kostenübernahme ist ebenfalls darin geregelt.
So läuft der Antrag: Schritt für Schritt
- Den Antrag auf Kostenübernahme reichen Sie online ein. Gegebenenfalls müssen Sie die finanzielle Unterstützung vorher bereits mit der zuständigen Beraterin oder dem zuständigen Berater vereinbart haben. Wichtig ist, dass Sie den Antrag unbedingt stellen, bevor Ihnen Kosten entstehen. Nachträgliche Anträge sind nicht möglich. Legen Sie dem Antrag eine Kopie Ihres Bewerbungsschreibens an das Unternehmen und die Einladung zum Gespräch bei, wenn es um die Kostenübernahme für ein Vorstellungsgespräch geht. Außerdem benötigen Sie eine schriftliche Bestätigung, dass das Unternehmen Ihre Reisekosten nicht zahlt. Kostenvoranschläge und Preisauskünfte für die zu erwartenden Reise- und Übernachtungskosten sind sinnvolle Ergänzungen.
- Bei Genehmigung Ihres Antrags zahlt die entsprechende Behörde den mit Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater vereinbarten Betrag aus.
- Fokussieren Sie sich nach der Genehmigung auf die Bewerbung und bereiten Sie sich angemessen vor.
- Reichen Sie alle notwendigen Belege ein, um die entstandenen Kosten zu belegen, zum Beispiel Rechnungen, Bahnfahrkarten oder Belege für Hotelübernachtungen.
Wann Unternehmen zahlen müssen
Grundsätzlich sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Reisekosten für Vorstellungsgespräche oder Assessment-Center zu übernehmen (§ 670 BGB). Diese Vorgabe gilt für alle Bewerberinnen und Bewerber, unabhängig davon, ob sie die Stelle am Ende bekommen oder nicht.
Es gibt aber Möglichkeiten, die Kostenübernahme einzuschränken oder auszuschließen. Dafür muss bereits im Einladungsschreiben stehen, dass die Firma die Kosten für die Anreise nicht übernimmt. Wenn eine Arbeitgeberin oder ein Arbeitgeber die Reisekosten nur bis zu einem bestimmten Betrag übernimmt oder einen Festbetrag unabhängig von der Dauer der Anreise zahlt, muss dies ebenfalls in der Einladung vermerkt sein. Andernfalls gilt die Erstattungspflicht für die gesamten Auslagen.
In der Regel werden für die Anreise 30 Cent pro Kilometer bei Autofahrten oder der entsprechende Preis für eine Bahnfahrkarte der zweiten Klasse veranschlagt. Macht der Bewerbungsprozess eine Hotelübernachtung unumgänglich, sieht das Gesetz eine „angemessene Übernachtungsmöglichkeit“ vor. Bei der Übernahme von Verpflegungskosten orientieren sich die Behörden an den steuerlich zulässigen Spesensätzen. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden liegt der Satz bei 12 Euro.
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Steuerliche Erstattung von Bewerbungskosten
Bei der jährlichen Steuererklärung ist es ebenfalls möglich, Ausgaben für Bewerbungen oder einen beruflich begründeten Umzug steuerlich geltend zu machen. Dies betrifft nur die Beträge, die andere Stellen Ihnen nicht erstattet haben. Beispiele für Kosten, die Sie als Werbungskosten deklarieren können, sind Ausgaben für
- Stellengesuche in Zeitungen oder online,
- Bewerbungsmappen,
- Fotos,
- Kopien,
- Beglaubigungen von Zeugnissen,
- Briefmarken und Umschläge,
- Zeitschriften und Bücher mit Stellenanzeigen oder Bewerbungstipps,
- Kurse zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche.
Das sollten Sie bei der Steuererklärung beachten
Als Nachweise für Bewerbungen dienen bei der Steuererklärung die Kopien der Bewerbungsanschreiben und die Antwortschreiben der Unternehmen. Es ist möglich, einen Schätzbetrag anzugeben. Sie müssen die Kosten also nicht detailliert aufführen. Für eine Bewerbung auf dem Postweg dürfen Sie 8,50 Euro und für eine Bewerbung per E-Mail 2,50 Euro veranschlagen.
Wenn Sie Bewerbungskosten von der Steuer absetzen, macht es keinen Unterschied, ob Sie arbeitslos sind oder ungekündigt nach einer neuen Stelle suchen. Die steuerliche Erstattung von Bewerbungskosten ist selbst dann möglich, wenn Sie Ihre Stelle gar nicht wechseln, sondern nur Ihren Marktwert prüfen möchten.
Bewerbungskosten setzen Sie mithilfe der Werbungskostenpauschale ab. Diese liegt aktuell bei 1.230 Euro. Über diesen Betrag hinaus können Sie keine Kosten absetzen. Eine Ausnahme sind beruflich bedingte Umzüge. Hier ist es möglich, höhere Kosten geltend zu machen, wenn Sie die einzelnen Posten mit Rechnungen und Quittungen belegen.
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FAQs zur Erstattung von Bewerbungskosten
Generell haben sowohl Beschäftigte als auch Arbeitssuchende die Möglichkeit, sich Kosten erstatten zu lassen. Es gelten aber unterschiedliche Zuständigkeiten. Generell sind Unternehmen verpflichtet, Kosten für die Anreise zu einem Bewerbungsgespräch zu übernehmen. Ist in der Einladung zum Gespräch die Kostenübernahme ausgeschlossen, können Bezieherinnen und Bezieher von Arbeitslosengeld I einen Übernahmeantrag bei der Agentur für Arbeit stellen. Bürgergeldempfängerinnen und -empfänger wenden sich an das Jobcenter. Unabhängig von der beruflichen Situation ist es zudem möglich, Bewerbungskosten bei der Steuererklärung geltend zu machen. Das gilt auch, wenn Sie sich aus einem festen Beschäftigungsverhältnis nach einer neuen Stelle umschauen.
Unternehmen übernehmen die Kosten für die Anreise zum Bewerbungsgespräch und ggf. Übernachtungskosten. Die Agentur für Arbeit und das Jobcenter entscheiden in jedem Fall individuell, welche Kosten sie in welcher Höhe tragen. Neben Reise- und Übernachtungskosten können Sie auch allgemeine Bewerbungskosten sowie Kosten für Arbeitsproben, Nachweise, Beglaubigungen, Übersetzungen oder Arbeitskleidung geltend machen. Es ist auch möglich, diese Ausgaben bei der Steuererklärung anzugeben.
Ja, wenn Sie Arbeitslosengeld I oder Bürgergeld beziehen und eine Kostenübernahme bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter beantragen wollen, müssen Sie den Antrag unbedingt stellen, bevor Ihnen Kosten entstehen. Eine nachträgliche Zusage der Kostenübernahme ist nicht möglich.
Machen Sie Bewerbungskosten mithilfe Ihrer Steuererklärung geltend, gibt es keinen Höchstbetrag. Da die Bewerbungskosten aber unter die Werbungskosten fallen, können Sie sich nicht mehr als die Werbungskostenpauschale erstatten lassen. Diese beträgt aktuell 1.230 Euro. Grundsätzlich übernehmen die Agentur für Arbeit und das Jobcenter Kosten von bis zu 260 Euro pro Jahr. Entstehen durch Vorstellungsgespräche höhere Ausgaben, wird eine mögliche Übernahme im Einzelfall geprüft.
Sowohl für die Kostenübernahme durch die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter als auch für Ihre Steuererklärung müssen Sie Ihre Bewerbungsanschreiben und die Antworten der Unternehmen als Nachweise einreichen. Zusätzlich sind Rechnungen, Bahnfahrkarten oder Belege für Übernachtungen nötig.
Ja, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch fahren, werden auch die Kosten für die Anreise erstattet.
