Mit der Zeit stapeln sich Belege, Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge zu Hause. Wenn Sie regelmäßig aussortieren, schaffen Sie wieder Platz. Damit jedoch nicht die falschen Dokumente im Müll landen, sollten Sie nicht nur in Bezug auf Ihre Bankunterlagen wichtige Aufbewahrungsfristen beachten.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Kontoauszüge und Bankunterlagen
Kurz und kompakt
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Kaufbelege und Quittungen sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren, besonders für Reklamationen oder bei wertvollen Anschaffungen.
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Steuerunterlagen sollten mindestens bis zum Steuerbescheid aufbewahrt werden.
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Rechnungen und Zahlungsnachweise müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, je nach Art des Dokuments und rechtlicher Relevanz.
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Persönliche Urkunden und Nachweise wie Geburtsurkunden oder Sozialversicherungsunterlagen sollten lebenslang sicher verwahrt werden.
Diese Vorgaben sollten Sie beachten
Kassenbons und Quittungen: 2 Jahre Gewährleistungspflicht nutzen
Ob Mixer oder Kommode: Bei Neuwaren gilt die zweijährige gesetzliche Gewährleistungspflicht durch den Verkäufer. Bis zum Ablauf dieser Zeitspanne ist es sinnvoll, den Kassenbon aufzuheben, zum Beispiel für die Besteuerung. Wenn der Hersteller eine längere Garantie gibt, dann bewahren Sie die Belege länger auf. Denn bei Reklamationen benötigen Sie eine Quittung. Eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt auch für Produkte, die Sie online gekauft haben. Bei besonders wertvollen Gegenständen ist es empfehlenswert, alle zugehörigen Dokumente langfristig aufzubewahren. Sie sind wichtige Nachweise für Ihre Hausratversicherung, wenn beispielsweise bei Ihnen eingebrochen wird.
Update-Pflicht für digitale Produkte
Seit 2022 gibt es eine "Update-Pflicht" für Hersteller von elektronischen Produkten. Denn Verbraucherinnen und Verbraucher haben innerhalb eines "angemessenen" Zeitraums (mindestens innerhalb der Gewährleistungszeit) – so der Gesetzgeber – Anspruch auf Aktualisierungen, Versionswechsel und Upgrades. Der Hersteller muss also gewährleisten, dass ein Gerät auch nach dem Kauf weiterhin funktioniert. Wichtig: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Sie läuft erst am 31. Dezember jenes Jahres ab, in dem die Aufbewahrungspflicht endet.
Rechnungen: 3 Jahre Verjährungsfrist
Für Rechnungen gilt oft die dreijährige Regelverjährungsfrist. Falls eine ungerechtfertigte Mahnung kommt, sollten Sie mit einer Quittung oder einem Kontoauszug beweisen können, dass Sie den angemahnten Betrag bezahlt haben. Eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere Unterlagen, die in Zusammenhang mit Leistungen stehen, die für ein Grundstück erbracht wurden. Dazu gehören zum Beispiel sämtliche Bau- und Renovierungsarbeiten sowie Gartenbepflanzungs- oder Gerüstbautätigkeiten. Behörden haben das Recht, die zugehörigen Unterlagen als Nachweis im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit zu verlangen. Bei amtlichen Dokumenten ist die verpflichtende Verwahrdauer deutlich länger: So müssen Sie Mahnbescheide oder Gerichtsurteile 30 Jahre lang an einem sicheren Ort aufheben. Kreditunterlagen sollten Sie mindestens ebenso lange behalten.
Steuerunterlagen: 4 Jahre sind sinnvoll
Steuerunterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder Quittungen sollten Sie gemäß der Abgabenordnung ebenfalls gut aufbewahren – mindestens bis zum Erhalt Ihres Steuerbescheids. Denn bis dahin kann das Finanzamt Nachweise für Ihre Angaben in der Steuererklärung verlangen. Belege können jedoch auch noch eine Rolle spielen, nachdem Sie besteuert wurden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie den Steuerbescheid nur unter Vorbehalt erhalten haben oder wenn Sie Einspruch gegen ihn einlegen wollen. Grundsätzlich ist es ratsam, die Unterlagen länger aufzuheben. Unter Umständen kann das Finanzamt den Steuerbescheid nämlich noch bis zu vier Jahre später rückwirkend ändern lassen. Beachten Sie auch, dass bei einigen Nachweisen wie Spendenbescheinigungen besondere Aufbewahrungspflichten gelten.
Kontounterlagen und Versicherungsverträge: Nachweise und Belege sichern
In der Regel sind Sie als Privatperson nicht dazu verpflichtet, Bankunterlagen wie Kontoauszüge aufzubewahren. Privatpersonen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro bilden eine Ausnahme. Für ihre Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Auch wenn Sie nicht von der Ausnahmeregelung betroffen sind, sollten Sie Ihre Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufheben. So können Sie im Zweifelsfall nachweisen, dass Sie Rechnungen oder die Miete bezahlt haben. Verträge und Unterlagen von Versicherungen sollten Sie auf jeden Fall bis zum Vertragsende aufbewahren. Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge und ähnliche Unterlagen sollten Sie unbedingt bis zur Rente behalten. Denn damit weisen Sie Ihren beruflichen Werdegang und Ihre Rentenansprüche nach.
Fristen rund um Immobilien
Wohnen Sie zur Miete, ist es ratsam, wichtige Unterlagen auch nach Ende des Mietverhältnisses noch für mindestens drei Jahre aufzubewahren. Dazu gehören Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise. Vermieten Sie eine Immobilie, gilt für Sie eine längere Frist von sechs Jahren.
Eigentümerinnen und Eigentümer von Wohneigentum sollten Rechnungen von Handwerksbetrieben für sechs Jahre aufheben. Unterlagen rund um eine Baufinanzierung wie Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge sollten grundsätzlich nicht vernichtet werden.
Wichtig:
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Sie läuft erst am 31. Dezember jenes Jahres ab, in dem die Aufbewahrungspflicht endet.
Ein Leben lang behalten
Es gibt einige Dokumente, die generell nicht entsorgt werden sollten. Dazu gehören Nachweise von Abstammung, Identität und Ausbildung:
- Geburts- und Adoptionsurkunden,
- Heirats- und Scheidungsurkunden,
- Gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis und Reisepass,
- Namensänderungsurkunden,
- Kirchenaustrittsbescheinigungen,
- Erbscheine,
- Sozialversicherungsausweis,
- Schul- und Studienzeugnisse,
- Gesellen- und Meisterbriefe,
- Patientenverfügungen und Organspendeausweise,
- Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen wie Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen.
Für Urteile, Mahnbescheide, Vollstreckungsbescheide und Prozessakten ist eine Aufbewahrungsdauer von mindestens 30 Jahren empfehlenswert. Bei wichtigen ärztlichen Unterlagen ist eine langfristige Aufbewahrung ebenfalls sinnvoll. Behandelnde Ärztinnen und Ärzte sowie Krankenhäuser sind dazu verpflichtet, die Dokumentation von Behandlungen für 10 Jahre aufzubewahren. Danach werden diese Unterlagen vernichtet. Aus diesem Grund sollten Sie gerade bei Unterlagen zu schweren Erkrankungen, Befunden und Operationsberichten darüber nachdenken, diese Dokumente zu behalten. Ihre Volksbank Raiffeisenbank vor Ort bietet Ihnen sichere Schließfächer, in denen Sie wichtige Dokumente und Wertsachen unterbringen können.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokumenttyp | Empfohlene Frist |
|---|---|
| Kassenbons / Quittungen | Bis zum Ende der gewährten Garantie, i. d. R. 2 Jahre |
| Rechnungen | Bis zum Ende der Regelverjährungsfrist, i. d. R. 3 Jahre |
| Kontoauszüge | 3 Jahre |
| Zinsbescheinigungen | 4 Jahre |
| Steuerrelevante Unterlagen | Mindestens 4 Jahre |
| Kreditverträge | Nach Ende der Laufzeit 6 Jahre |
| Rentenrelevante Unterlagen | Mindestens bis zum Eintritt in den Ruhestand |
| Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Prozessakten | 30 Jahre |
| Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden | Ein Leben lang |
Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Unternehmen
Laut der Abgabenordnung sind auch die Geschäftskundinnen und Geschäftskunden dazu verpflichtet, wichtige Dokumente aufzuheben. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie alle Geschäftsunterlagen, die zum Verständnis benötigt werden. Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und der Lagebericht hingegen müssen lediglich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Wiedergabe dieser Unterlagen muss entweder bildlich oder inhaltlich erfolgen – je nach Schriftgut.
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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen im Überblick
| Dokumenttyp | Vorgeschriebene Frist |
|---|---|
| Kontoauszüge | 8 Jahre |
| Kreditverträge | 8 Jahre |
| Kreditkartenabrechnungen | 8 Jahre |
Ein- und Auszahlungsbelege | 8 Jahre |
| Zinsbescheinigungen | Mindestens 4 Jahre |
| Kontoeröffnungsunterlagen | Bis 5 Jahre nach Ende der Nutzung |
| Korrespondenz mit Finanzinstituten | 6 Jahre |
Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungsfrist
Nicht mehr benötigte Unterlagen sollten Sie erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichten, Achten Sie dabei darauf, dass keine sensiblen, personenbezogenen Daten in die falschen Hände gelangen. Bei Papierunterlagen ist das Schreddern und anschließende Entsorgen im Papiermüll ein sicheres Vorgehen. Daten auf digitalen Speichermedien sollten ebenfalls gelöscht werden, bevor das Gerät entsorgt wird. Hilfreich sind hierbei spezielle Programme, die die Daten von der Festplatte entfernen. Zu den personenbezogenen Daten zählen:
- Name,
- Alter,
- Anschrift,
- Familienstand,
- Körpergröße und -gewicht,
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
- Kfz-Kennzeichen,
- Krankendaten,
- Kontonummer,
- Angaben zur ethnischen Herkunft, Religionszugehörigkeit oder politischen Meinungen,
- Gewerkschaftszugehörigkeit.
Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Unterlagen
Ob Sie wichtige Dokumente in Papierform oder digital aufbewahren, spielt in den meisten Fällen keine Rolle. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden hier nicht. Kontoauszüge können Sie also einfach regelmäßig aus dem Online-Banking herunterladen und abspeichern. Wichtige Dokumente wie Kreditverträge, Arbeitsverträge oder Zeugnisse sollten Sie in jedem Fall im Original aufbewahren. Gegen eine digitale Kopie zur Sicherheit spricht aber nichts. Achten Sie beim digitalen Abspeichern nicht nur auf eine nachvollziehbare und übersichtliche Organisation, sondern auch auf die Sicherheit. Vor allem personenbezogene Dokumente und Banksachen sollten nicht ungeschützt in einer Cloud liegen. Passwortschutz oder zusätzliche Verschlüsselungsmöglichkeiten schützen Ihre Dokumente – in einer Cloud oder auf einem externen Speichergerät wie einer externen Festplatte.
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FAQs zu Aufbewahrungsfristen für Bankunterlagen
Bei Kontoauszügen reicht es in der Regel, sie bis zum Ende der generellen Verjährungsfrist von drei Jahren aufzubewahren. Für Privatpersonen, deren jährliches Einkommen über 500.000 Euro liegt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Ja, Sie können Kontoauszüge digital aufbewahren. Achten Sie darauf, diese regelmäßig aus dem Online-Banking herunterzuladen und lokal zu sichern. Denn die Auszüge sind nicht unbegrenzt im Online-Banking verfügbar.
Innerhalb der Aufbewahrungsfristen ist es ratsam, die originalen Dokumente zu behalten, auch wenn eine digitale Version vorliegt. Steuerlich relevante Dokumente müssen aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid endgültig ist. Bei Urkunden und gerichtsfesten Dokumenten wie notariellen Verträgen, Grundbuchauszügen oder Heiratsurkunden ist es rechtlich vorgeschrieben, das Originaldokument zu verwahren.
Lebenslang sollten vor allem offizielle Urkunden aufbewahrt werden. Dazu zählen Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden. Aber auch ärztliche Gutachten, Zeugnisse, Kirchenaustrittsbescheinigungen, Arbeitsverträge sowie Sozialversicherungsunterlagen sollten langfristig und an einem sicheren Platz verwahrt werden.
Unterlagen über Kreditverträge sollten nicht nur bis zum Ende der Laufzeit aufbewahrt werden, sondern noch mindestens drei bis sechs Jahre länger. Denn erst dann sind alle potenziellen Rückzahlungs- und Rechtsansprüche verjährt.
Unterlagen, die für den Steuerbescheid relevant sind, sollten nicht nur bis zum Erhalt des Bescheids aufbewahrt werden, sondern darüber hinaus. Denn das Finanzamt hat bis zu vier Jahre Zeit, um den Steuerbescheid rückwirkend zu ändern. Für Spendenquittungen gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von bis zu sechs Jahren.
Es gibt nur wenige Dokumente, bei denen Privatpersonen zu einer Aufbewahrung verpflichtet sind. Neben personenbezogenen Urkunden, Ausweisdokumenten und Unterlagen zu Grundstücken besteht bei Rechnungen und Zahlungsbelegen für Bauleistungen und Renovierungsarbeiten eine Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz. Bescheinigungen und Belege im Zusammenhang mit Steuererklärungen müssen aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid endgültig ist.
