Nebenkostenabrechnung prüfen: Welche Positionen sollten Mietende besonders hinterfragen?

Der Abrechnungszeitraum darf grundsätzlich höchstens zwölf Monate umfassen und muss mit Anfangs- und Enddatum eindeutig in der Abrechnung stehen. Ziehen Sie neu ein oder aus, so bleibt der allgemeine Abrechnungszeitraum des Hauses bestehen. Ihr Anteil darf sich aber nur auf Ihre Zeit beziehen, in der Sie die Immobilie tatsächlich mieten. Verbrauchsabhängige Kosten müssen die für Sie erfassten Werte berücksichtigen. Bei anderen Kosten zählt Ihr zeitlicher Anteil.

Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums hat Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter zwölf Monate Zeit, Ihnen die Abrechnung zuzustellen. Endet der Zeitraum beispielsweise am 31. Dezember 2025, muss Ihnen die Abrechnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Nach Ablauf dieser Frist lässt sich eine Nachforderung meist nicht mehr durchsetzen. Eine Ausnahme gilt, wenn die Vermieterseite die Verspätung nicht zu vertreten hat. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten als Mieterin oder Mieter bleibt auch bei einer verspäteten Abrechnung bestehen.

Laufende Kosten für den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes dürfen nur in der Abrechnung stehen, wenn beide Mietparteien das entsprechend vereinbart haben. Die Kosten, um die Immobilie zu verwalten, sie zu erhalten und zu reparieren, gehören dagegen grundsätzlich der Vermieterseite. 

• Grundsteuer, Wasser und Entwässerung: Vermietende dürfen die Grundsteuer sowie die laufenden Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung umlegen.
• Heizung und Warmwasser: Dazu zählen die Verbrauchskosten sowie zulässige Betriebs- und Wartungskosten der Anlagen.
• Aufzug und Gebäudepflege: Laufende Kosten für Aufzug, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung und Schornsteinreinigung gehören grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten.
• Straßenreinigung, Müll und Gemeinschaftswaschküche: Vermietende dürfen die laufenden Kosten dieser Einrichtungen und Leistungen abrechnen.
• Gebäudebezogene Versicherungen: Umlagefähig sind die in der Betriebskostenverordnung genannten Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude.

• Verwaltungs- und Bankkosten: Ausgaben für die Hausverwaltung sowie Bank- und Kontoführungsgebühren tragen Vermietende selbst.
• Instandhaltung und Reparaturen: Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung.
• Anschaffungen und Installationen: Die Anschaffung und Installation von Feuerlöschern sowie eine Erstbepflanzung zählen nicht zu den laufenden Betriebskosten.
• Nicht gebäudebezogene Versicherungen: Rechtsschutz-, Mietausfall- und andere nicht unmittelbar dem Gebäude dienende Versicherungen lassen sich nicht umlegen.
• Einmalige Maßnahmen: Ausgaben, die einmalig entstehen und keinen laufenden Betrieb sichern, tragen Vermietende grundsätzlich selbst.

• Hausmeisterdienste: Vermietende dürfen nur Kosten für laufende Dienste abrechnen. Verwaltungsaufgaben und Reparaturen müssen sie herausrechnen.
• Wartung oder Reparatur: Eine regelmäßige, vorbeugende Wartung darf umlagefähig sein. Die Behebung eines bereits eingetretenen Defekts gilt dagegen als Reparatur.
• Sonstige Betriebskosten: Vermietende dürfen solche Kosten nur abrechnen, wenn der Mietvertrag die jeweilige laufende Leistung konkret nennt.
• Antennen-, Kabel- und Glasfaserkosten: Für diese Kosten gelten besondere gesetzliche Vorgaben. Vermietende müssen deshalb prüfen, welche Leistungen sie im jeweiligen Abrechnungszeitraum noch umlegen dürfen.

Diese allgemeine Preisentwicklung erklärt nicht jede Erhöhung in einer einzelnen Abrechnung. Vergleichen Sie deshalb die Kostenarten getrennt und prüfen Sie, ob neben höheren Preisen auch ein veränderter Verbrauch, ein anderer Verteilerschlüssel oder neue Leistungen den Anstieg verursacht haben.

Bei bestimmten Kostenarten der Nebenkosten verdient die Zuweisung einen speziellen Blick. Dazu zählen insbesondere Hausmeisterleistungen, Reparaturen und Versicherungen:

• Hausmeisterleistungen: Umlagefähig sind etwa laufende Arbeiten zur Reinigung, Gartenpflege oder Überwachung technischer Anlagen. Erledigt der Hausmeister zugleich Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen, muss die Vermieterseite diese Anteile herausrechnen. Prüfen Sie außerdem, ob dieselbe Arbeit zusätzlich unter Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst auftaucht.
• Wartung und Reparatur: Eine regelmäßige Inspektion und Reinigung der Heizungsanlage zählt zu den Betriebskosten. Fällt dagegen eine Pumpe aus, trägt die Vermieterseite die Reparatur oder den Austausch.
• Versicherungen: Die Abrechnung darf insbesondere Versicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und Elementarschäden sowie Glas- und bestimmte Gebäudehaftpflichtversicherungen enthalten. Eine Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung schützt dagegen die wirtschaftlichen Interessen der Vermieterseite und gehört nicht in Ihre Nebenkostenabrechnung.

Die Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ allein reicht auf der Nebenkostenrechnung regelmäßig nicht aus. Im Mietvertrag muss erkennbar sein, welche laufende Leistung damit gemeint ist. Dazu zählen beispielsweise die Wartung von Rauchwarnmeldern oder eine turnusmäßige Dachrinnenreinigung, sofern der Vertrag diese Kosten konkret aufführt. Eine einmalige Reinigung nach einer Verstopfung fällt dagegen eher unter Instandhaltung.

Auch bei Telekommunikationskosten lohnt sich ein genauer Blick. Seit dem 1. Juli 2024 darf die Vermieterseite laufende Grundgebühren für einen herkömmlichen Kabel- oder Breitbandanschluss grundsätzlich nicht mehr wie zuvor über die Betriebskosten umlegen. Zulässig bleiben je nach Anlage einzelne Betriebskosten, etwa Betriebsstrom, sowie unter gesetzlichen Voraussetzungen ein Glasfaserbereitstellungsentgelt.

Die Gesamtkosten des Hauses sagen noch nichts über Ihren Anteil aus. Die Abrechnung muss den verwendeten Verteilerschlüssel nennen und die Berechnung nachvollziehbar darstellen. Prüfen Sie, ob der Mietvertrag Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl oder Wohneinheiten vorgibt. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, verteilt die Vermieterseite die meisten Kosten nach der Wohnfläche. Der erfasste Verbrauch oder eine erfasste Verursachung verlangt, dass die vermietende Partei die Kosten entsprechend nachweist.

Bei einer Verteilung nach Fläche zählt grundsätzlich die tatsächliche Wohnfläche Ihrer Wohnung im Verhältnis zur tatsächlichen Gesamtfläche des Hauses. Vergleichen Sie beide Angaben mit dem Vorjahr und fragen Sie nach, wenn sich Werte ohne erkennbaren Grund ändern. Bei verbrauchsabhängigen Positionen gleichen Sie Zählernummer, Anfangs- und Endstand sowie den Ablesezeitraum ab.

Heiz- und Warmwasserkosten folgen besonderen Regeln. Bei zentralen Anlagen verteilt die Abrechnung in der Regel 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch. Der verbleibende Anteil richtet sich nach der Wohn- oder Nutzfläche. Prüfen Sie daher sowohl die Verbrauchswerte als auch den Flächenanteil und achten Sie darauf, dass Brennstoff- oder Wärmekosten nicht doppelt auftauchen.

Leer stehende Wohnungen dürfen den Anteil der übrigen Mietparteien nicht automatisch erhöhen. Verteilt die Abrechnung Kosten nach Wohnfläche, trägt die Vermieterseite grundsätzlich den Anteil der leer stehenden Einheiten. Kontrollieren Sie daher, ob die Gesamtfläche des Hauses unverändert bleibt und Leerstandsflächen in die Verteilung einfließen.

Bei Gebäuden mit Wohnungen und Gewerberäumen kommt es auf die konkrete Kostenwirkung an. Ein pauschaler Vorwegabzug für das Gewerbe ist nicht in jedem Fall vorgeschrieben. Verursacht eine gewerbliche Nutzung jedoch deutlich höhere Kosten, etwa für Müll, Wasser oder Versicherungen, hinterfragen Sie die gemeinsame Verteilung. Sehen Sie sich dazu auch die Berechnungsgrundlagen ein.

Addieren Sie alle Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleistet haben. Vergleichen Sie die Summe mit dem Betrag in der Abrechnung und berücksichtigen Sie Änderungen der monatlichen Abschläge. Fehlt eine Vorauszahlung oder haben Sie zu wenig überwiesen, so erhöht sich die Nachzahlung, obwohl die Kosten selbst stimmen.

Anschließend vergleichen Sie jede Kostenart mit dem Vorjahr. Ein höherer Energiepreis, ein gestiegener Verbrauch oder eine neue laufende Leistung erklären einen Anstieg in vielen Fällen. Ändern sich dagegen Gesamtfläche, Verteilerschlüssel oder Hausmeisterkosten deutlich, ohne dass die Abrechnung den Grund erkennen lässt, prüfen Sie die Position anhand der Belege. Betrachten Sie dabei nicht nur den Gesamtbetrag, sondern auch den Preis je Einheit und Ihren persönlichen Verbrauch.

Sie dürfen Einsicht in die Unterlagen verlangen, auf denen die Nebenkostenabrechnung beruht. Dazu gehören Rechnungen und vorhandene Zahlungsbelege. Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter darf die Dokumente auch elektronisch bereitstellen. Besonders sinnvoll ist die Einsicht bei hohen Abweichungen zum Vorjahr, unklaren Sammelpositionen, Hausmeisterkosten oder Zweifeln an einer regelmäßigen Wartungsleistung.

Bereiten Sie die Einsicht vor: Notieren Sie die fragliche Kostenart, den abgerechneten Gesamtbetrag und Ihren Anteil. Prüfen Sie auf dem Beleg Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag und mögliche Gutschriften. So erkennen Sie, ob die Ausgabe zum Abrechnungszeitraum gehört, laufend anfällt und der angesetzte Verteilerschlüssel zum Gebäude passt.

1. Position benennen: Geben Sie Kostenart, Betrag und Abrechnungszeitraum an.
2. Abweichung erklären: Beschreiben Sie konkret, welche Zahl, Vereinbarung oder Berechnung Sie nicht nachvollziehen.
3. Belege anfordern: Verlangen Sie Einsicht, wenn sich der Sachverhalt aus der Abrechnung nicht klären lässt.
4. Einwand schriftlich übermitteln: Bitten Sie um Erläuterung oder Korrektur und bewahren Sie einen Nachweis über den Versand auf.
5. Frist wahren: Ihre Einwendungen müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung vorliegen. Reagieren Sie bei erkennbaren Fehlern trotzdem zeitnah.

Ein pauschaler Satz wie „Die Abrechnung ist zu hoch“ hilft bei der Klärung wenig. Je genauer Sie den betroffenen Posten und den vermuteten Fehler beschreiben, desto leichter lässt sich die Berechnung auch für Ihre Vermieterin oder Ihren Vermieter prüfen. Bei hohen Beträgen oder einem anhaltenden Streit unterstützt Sie ein Mieterverein oder eine auf Mietrecht spezialisierte Rechtsberatung.

Ein Einwand gegen die Nebenkostenabrechnung stoppt die Fälligkeit einer Nachzahlung nicht automatisch. Sie müssen mindestens den ausstehenden und unkritischen Betrag trotzdem zahlen. Prüfen Sie daher die Zahlungsfrist und bitten Sie frühzeitig um eine kurze Verlängerung, wenn die Einsicht in die Belege noch aussteht. Indem Sie die Zahlung unter Vorbehalt leisten, verringern Sie das Risiko eines Zahlungsverzugs. So halten Sie eine spätere Rückforderung offen.

Verweigert die Vermieterseite eine berechtigt verlangte Belegeinsicht, kommt für die betroffene Nachforderung ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht in Betracht. Daraus folgt jedoch keine pauschale Empfehlung, die gesamte Nachzahlung zurückzuhalten. Lassen Sie die konkrete Situation rechtlich prüfen, bevor Sie einen Betrag kürzen oder nicht zahlen.

Eine geprüfte Abrechnung liefert mehr als ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Sie zeigt, welche laufenden Kosten Ihren Haushalt künftig belasten und ob die bisherigen Abschläge noch realistisch sind. Prüfen Sie, nachdem Sie strittige Positionen mit der Vermieterin oder dem Vermieter geklärt haben, ob Sie mehr vorauszahlen. So vermeiden Sie größere Überraschungen im nächsten Jahr. Behalten Sie zugleich einen finanziellen Puffer, damit steigende Energiepreise oder andere laufende Kosten Ihr Monatsbudget nicht sofort aus dem Gleichgewicht bringen.