Mieter finden: So erkennen Sie passende und zuverlässige Mieter

 Nennen Sie alle Angaben, die Interessierte benötigen, um die Wohnung und die monatliche Belastung realistisch einzuschätzen:

• Kosten: Geben Sie Kaltmiete, voraussichtliche Nebenkosten und Kaution an. Bisherige Nebenkosten können als zusätzlicher Anhaltspunkt dienen.
• Größe und Aufteilung: Nennen Sie die Wohnfläche in Quadratmetern und die Anzahl der Zimmer. So erkennen Interessierte frühzeitig, ob die Wohnung zu ihrem Platzbedarf passt.
• Ausstattung und Zustand: Beschreiben Sie beispielsweise eine vorhandene Einbauküche, einen Stellplatz oder den Modernisierungszustand. Verschweigen Sie auch Einschränkungen wie einen fehlenden Aufzug nicht.
• Einzug und Lage: Informieren Sie über den möglichen Einzugstermin und die wesentlichen Merkmale der Umgebung. Dazu gehört auch eine stark befahrene oder laute Straße.
• Fotos: Zeigen Sie die Wohnung mit aktuellen, gut ausgeleuchteten Bildern. Verwenden Sie Fotos, die Zustand, Ausstattung und Raumaufteilung realistisch wiedergeben.

Je genauer das Inserat die Wohnung beschreibt, desto eher melden sich Interessierte, für die Preis, Lage und Ausstattung tatsächlich passen. Formulieren Sie die Anzeige neutral. Aussagen wie „nur für junge Paare“ oder „keine Kinder“ richten die Auswahl an persönlichen Merkmalen statt am Mietverhältnis aus. Beschreiben Sie lieber, was die Wohnung bietet und welche Nutzung der Grundriss ermöglicht.

Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, unterscheidet im Vermietungsprozess drei Phasen (Besichtigungstermin, Anmietungsinteresse, Auswahlentscheidung). Die Orientierung an dieser Reihenfolge verhindert, dass Sie schon bei der ersten Anfrage umfangreiche persönliche Unterlagen sammeln. Fordern Sie in jeder Phase nur die Informationen an, die Sie für den nächsten Schritt benötigen.

Für die Terminvereinbarung reicht es aus, vorher Name, Kontaktmöglichkeit und gegebenenfalls die Anschrift zu erfassen. Bei gefördertem Wohnraum dürfen Sie außerdem klären, ob der erforderliche Wohnberechtigungsschein vorliegt und zur Wohnung passt. Einkommensnachweise, Bonitätsauskünfte und vollständige Selbstauskünfte gehören zu diesem frühen Zeitpunkt noch nicht in die Bewerbungsmappe.

Erklärt eine Person nach der Besichtigung ihr konkretes Anmietungsinteresse, dürfen Sie die für die Vertragsentscheidung erforderlichen Angaben erfragen. Dazu zählen die Zahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder, Arbeitgeber und Beruf, das monatliche Nettoeinkommen oder der nach regelmäßigen Belastungen verfügbare Betrag. Auch die vorgesehene Nutzung und eine zustimmungspflichtige Tierhaltung sind angemessene Punkte, die Sie in diesem Stadium klären. Fragen Sie angesichts des Datenschutzes besser nicht nach den Gründen einzelner finanzieller Verpflichtungen, wenn der verfügbare Betrag für die Prüfung ausreicht.

Wählen Sie anhand der erforderlichen Angaben zunächst eine Bewerberin oder einen Bewerber aus. Unmittelbar vor dem Vertrag belegt diese Person das angegebene Einkommen und legt eine für die Wohnungsvermietung bestimmte Bonitätsauskunft vor. Scheitert die Prüfung an einem sachlichen Punkt, prüfen Sie die nächste geeignete Bewerbung. Mit diesem gestuften Vorgehen begrenzen Sie die Menge sensibler Unterlagen.

Die Besichtigung ist das Herzstück des Auswahlprozesses, wenn Sie eine Immobilie vermieten. Bereiten Sie die Wohnung vor und stimmen Sie Termine frühzeitig mit den gegebenenfalls noch dort wohnenden Mieterinnen und Mietern ab. Planen Sie genug Zeit für den Rundgang und für Fragen ein. Erklären Sie allen Interessierten dieselben wesentlichen Punkte zu Kosten, Ausstattung, Hausordnung, Einzug und Bewerbungsablauf. Das schafft vergleichbare Voraussetzungen.

Notieren Sie nach jedem Termin nur sachliche Beobachtungen. Dazu gehören offene Fragen, zugesagte Unterlagen und konkrete Absprachen. Small Talk oder ein spontanes Bauchgefühl sagen wenig über die spätere Zahlungsfähigkeit aus. Auch ein verspätet wahrgenommener Termin rechtfertigt ohne Kontext keinen automatischen Ausschluss.

Ein Kriterienkatalog macht im Rahmen Ihres Auswahlprozesses sichtbar, welche Angaben bereits feststehen und wo Sie nachfragen müssen. Verwenden Sie dieselben Kriterien für alle Personen, die ernsthaft mieten möchten.

Die Übersicht ergibt keine automatische Rangliste. Gewichten Sie die Kriterien nach ihrem Bezug zum konkreten Mietverhältnis. Zahlungsfähigkeit und passende Nutzung tragen die Entscheidung stärker als der persönliche Gesprächseindruck. Halten Sie offene Punkte getrennt von bereits belegten Angaben fest.

Wie Sie bewerten, ob sich eine Mieterin oder ein Mieter die Wohnung wirklich leisten kann, ist für Sie natürlich nicht sehr einfach. Sie kennen die finanziellen Gewohnheiten der Personen schließlich nicht. Eine häufig genannte Faustregel setzt die Miete zu einem festen Anteil des Nettoeinkommens ins Verhältnis. Für die Auswahl taugt sie nur als grober Ausgangspunkt. Haushaltsgröße, Nebenkosten, regelmäßige Verpflichtungen und gesicherte weitere Einkünfte verändern den verfügbaren Spielraum. Zwei Haushalte mit 3.000 Euro Nettoeinkommen können deshalb dieselbe Warmmiete unterschiedlich gut tragen.

Stellen Sie der Warmmiete das nachhaltig verfügbare monatliche Einkommen gegenüber. Fragen Sie bei konkretem Anmietungsinteresse nach dem Betrag, der nach regelmäßigen Belastungen für die Miete und den übrigen Lebensunterhalt bleibt. Die Gründe der Verpflichtungen müssen Sie dafür nicht kennen. Berücksichtigen Sie alle Personen, die den Mietvertrag schließen und mit ihrem Einkommen für die Miete einstehen.

Klassische Gehaltsabrechnungen passen nicht zu jeder Lebenssituation. Entscheidend ist, ob die vorausgewählte Person ihre aktuellen, regelmäßigen Einkünfte nachvollziehbar belegen kann. Nicht benötigte Angaben darf sie auf Kopien schwärzen.

Auch eine Bonitätsauskunft dient häufig als Orientierung, wie zuverlässig eine Mieterin oder ein Mieter zahlt. Sie liefern aber eher Negativmerkmale, wenn eine Person in der Vergangenheit bestehenden Verpflichtungen nicht nachkam. Im Gegenzug sagt die Bonitätsauskunft aber nichts über die finanziellen Verhältnisse aus. Dennoch können Sie mit solchen Merkmalen interessierte Personen genauer überprüfen.

Bei Studierenden, Auszubildenden oder schwankenden selbstständigen Einkünften ergänzt oft eine Bürgschaft eine sonst nicht ausreichend belegte finanzielle Tragfähigkeit. Prüfen Sie, welchen Betrag und welche Verpflichtungen sie abdeckt. Fordern Sie eine Bürgschaft jedoch nicht an, wenn interessierte Mieterinnen und Mieter beispielsweise die Kaution aus Eigenmitteln leisten.

Vergleichen Sie die Angaben aus der Selbstauskunft mit den zulässigen Nachweisen des vorausgewählten Personenkreises. Weichen Beträge ab oder fehlt ein Dokument, fragen Sie nach dem konkreten Grund. Eine aktuelle selbstständige Tätigkeit erklärt etwa, warum ein älterer Steuerbescheid das heutige Einkommen nur teilweise zeigt. Erst wenn die Begründung und ergänzende Unterlagen den offenen Punkt nicht klären, können Sie berechtigterweise Zweifel an der Zahlungsfähigkeit hegen und diese in Ihre Entscheidung einbeziehen. Beschränken Sie die Mieterselbstauskunft auf Fragen mit direktem Bezug zum Mietverhältnis. Zulässig sind die obigen Auswahlkriterien.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt unter anderem vor Benachteiligungen wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität. Richten Sie Anzeige, Fragen und Auswahl deshalb an der Wohnung und am Mietverhältnis aus. Einkommen, Zahlungsfähigkeit, Zahl der einziehenden Personen und geplante Nutzung haben einen sachlichen Bezug. Eine Entscheidung aufgrund eines geschützten Merkmals hat diesen Bezug regelmäßig nicht.

Für die Wohnraumvermietung enthält das AGG besondere Regeln und eng begrenzte Ausnahmen. Dazu zählen bestimmte Näheverhältnisse auf demselben Grundstück und unter strengen Voraussetzungen Maßnahmen für sozial stabile Bewohnerstrukturen. Diese Ausnahmen erlauben keine pauschale Auswahl nach persönlichen Merkmalen. Lassen Sie Zweifelsfälle rechtlich prüfen, um unnötige Klagen oder auch Schadensansprüche zu vermeiden.

Halten Sie für jede ernsthafte Bewerbung knapp fest, welche sachlichen Kriterien erfüllt sind und welche Punkte offenbleiben. Treffen Sie die Auswahl auf dieser Grundlage und fordern Sie erst dann die abschließenden Nachweise an. Informieren Sie die übrigen Interessierten zeitnah, sobald der Mietvertrag zustande kommt. Eine ausführliche Begründung, warum Sie jemandem absagen, ist in der Regel nicht erforderlich.

Löschen Sie Unterlagen nicht ausgewählter Personen, sobald Sie diese für die Auswahl nicht mehr benötigen. Falls Sie Daten vorübergehend zur Abwehr möglicher Ansprüche aufbewahren, dokumentieren Sie den Grund und begrenzen Sie den Zeitraum. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz kommt regelmäßig spätestens nach sechs Monaten eine Löschung in Betracht, sofern kein konkreter Streit fortbesteht. Maklerbüros und Hausverwaltungen löschen Bewerberdaten regelmäßig bereits mit dem Vertragsabschluss einer anderen Person. Kontaktdaten für spätere Angebote dürfen Sie nur mit einer passenden Rechtsgrundlage weiterverwenden.

Auch bei der ausgewählten Person gehören nur die für das Mietverhältnis erforderlichen Angaben in die Mietakte. Nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen löschen Sie. Danach folgt der Mietvertrag.

Wenn Ihnen Zeit für Inserat, Besichtigungen und Unterlagenprüfung fehlt, kann eine professionelle Immobilienvermittlung den Prozess übernehmen. Klären Sie vorab, welche Leistungen enthalten sind, nach welchen Kriterien die Vermittlung auswählt und wie sie Bewerberdaten verarbeitet. Ihre Volksbank Raiffeisenbank vor Ort unterstützt Sie bei der Vermarktung Ihrer Immobilie und der Suche nach passenden Mieterinnen und Mietern. Sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie einen Termin.