Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt manchmal für die eine oder andere Überraschung, denn nicht immer stimmen alle Angaben darin. Mieter sollten sich deshalb darüber informieren, auf welche Punkte sie bei ihrer Nebenkostenabrechnung besonders achten müssen.
Nebenkostenabrechnung als Mieter prüfen
Kurz und kompakt
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Mieter sollten ihre jährliche Nebenkostenabrechnung genau prüfen, um mögliche Fehler und unberechtigte Nachforderungen zu erkennen.
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Betriebskosten sind laufende, umlagefähige Kosten, während Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung nicht abgerechnet werden dürfen
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Umlagefähige Betriebskosten umfassen u. a. Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gartenpflege und Versicherungen, die exakt aufgelistet werden müssen.
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Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungsjahr erfolgen, sonst verfallen Nachforderungen des Vermieters.
Darauf sollten Sie bei der Nebenkostenabrechnung achten
Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten
Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung des jeweiligen Kalenderjahres immer gründlich. Denn nur so finden Sie heraus, ob Ihr Vermieter Kostenpositionen in der Abrechnung angegeben hat, aus denen unberechtigte Nachforderungen entstehen. Schauen Sie zunächst, ob Ihre Nebenkostenabrechnung für den richtigen Zeitraum ausgestellt ist. Sie darf in der Regel maximal zwölf Monate abdecken. Sind Sie beispielsweise zur Mitte des Jahres in eine Wohnung eingezogen, kann Ihr Vermieter die Nebenkostenabrechnung auch für einen kürzeren Zeitraum ausstellen und nicht für das gesamte Jahr.
Der Verteilerschlüssel für Ihre Nebenkostenabrechnung
Wichtig bei der detaillierten Überprüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung ist der in Ihrem Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt. Dieser bestimmt, auf welche Weise die Verteilung der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien erfolgt. Möglich ist eine Umlage nach Wohnfläche, Wohneinheit, Personenzahl oder Verbrauch. Anhand des Verteilerschlüssels errechnen Sie, ob Ihr Anteil an den Kosten stimmt. Bei einer Nebenkostenabrechnung mit fehlerhaften Angaben haben Sie das Recht, Einsicht in die Belege Ihres Vermieters zu fordern.
Nebenkostenabrechnung vs. Betriebskostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung und die Betriebskostenabrechnung werden schnell in einen Topf geworfen, sind aber nicht dasselbe. Unter Nebenkosten werden laut der Betriebskostenverordnung (BetrKV) alle für den Vermieter anfallenden Kosten verstanden, sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Kosten (hierunter fallen zum Beispiel die Heizkosten). Rechtlich gesehen sind die Betriebskosten die Kosten, die dabei laufend entstehen. Der Vermieter kann einen Teil dieser Betriebskosten in Form einer Nebenkostenvorauszahlung oder einer Betriebskostenpauschale auf den Mieter umlegen. Diese müssen explizit im Mietvertrag vereinbart werden, sonst zahlt der Vermieter.
Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen pauschal nicht zu den Betriebskosten. Auch Reparaturkosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden. Zusammengefasst bedeutet dies also: Alle Betriebskosten sind zwar Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten. Eine weitere Möglichkeit ist eine Vorauszahlung aufgrund der letztjährigen Abrechnung. Diese Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich und vermeidet eventuellen Stress bei der Nachkostenabrechnung.
Betriebskosten im Überblick
Welche Ausgaben umlagefähig sind, lässt sich online in der Betriebskostenverordnung nachlesen. Die Gesamtkosten errechnen sich aus folgenden Nebenkostenarten:
- Kaltwasser, Abwasser und Heizkosten,
- Straßenreinigung, Grundsteuer und Müllabfuhr,
- Gebäudereinigung und Gartenpflege,
- Hausmeister,
- Fahrstuhl,
- Beleuchtung von Außenflächen und Allgemeinflächen wie Treppenhäusern,
- Gemeinschaftsantenne und -waschküchen,
- Sach- und Haftpflichtversicherungen.
Wichtig: Der Vermieter muss in der Betriebskostenabrechnung die tatsächlich entstandenen Kosten auflisten und mit den gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen abgleichen. Außerdem ist die tatsächliche Wohnfläche für die Betriebskosten entscheidend.
Verbrauchsabhängige und Verbrauchsunabhängige Kosten
Bestimmte Betriebskosten wie zum Beispiel die Abrechnung der Heizkosten werden häufig jedes Jahr nach Verbrauch berechnet. Die Heizkostenverordnung schreibt hier vor, dass mindestens 50 bis 70 Prozent durch den Verbrauch bestimmt werden können. Lediglich 30 bis 50 Prozent der Kosten können über den Verteilerschlüssel umgelegt werden.
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Sonstige Nebenkosten und Nebenkostenpauschale
Sind zusätzlich "sonstige Kosten" in Ihrem Mietvertrag angegeben, können Sie in der Regel Informationen zur Aufschlüsselung dieser vagen Angabe verlangen. Denn als Mieter haben Sie das Recht zu erfahren, um welche Kosten es sich genau handelt. Der Vermieter darf zudem nicht alle Nebenkosten auf Sie umlegen. Unzulässig sind beispielsweise Forderungen in der Nebenkostenabrechnung für Aufwendungen, die durch Hausverwaltung, Führung eines Kautionskontos oder Reparatur- und Instandhaltungskosten entstehen.
Vermieter können auch im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale anstatt einer Nachforderung vereinbaren. Dabei handelt es sich um einen vereinbarten festen Betrag, der mit der Miete an den Vermieter bezahlt wird. Diese Kosten dürfen nur die umlagefähigen Betriebskosten beinhalten. Mit einer Nebenkostenpauschale bekommt der Mieter keine jährliche Nebenkostenabrechnung und es kommt auch nicht zu einer Nachzahlung.
Diese Fristen müssen eingehalten werden
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums des jeweiligen Kalenderjahres muss laut des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorlegen. Nachforderungen, die nach diesem Abrechnungszeitraum eingereicht werden, sind unwirksam. Durch die verspätete Nebenkostenabrechnung nach der Frist erlischt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung.
Von dieser Regel ausgenommen sind Verspätungen, die der Vermieter nicht selbst verschuldet hat, was er aber beweisen muss. Sie als Mieter haben hingegen auch nach den besagten zwölf Monaten Frist einen Anspruch auf eine Nachzahlung. Die Zahlungsfrist für Nebenkostenabrechnung beträgt 30 Tage nach Zustellung.