Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt manchmal für die eine oder andere Überraschung, denn nicht immer stimmen alle Angaben darin. Mieterinnen und Mieter sollten sich deshalb darüber informieren, auf welche Punkte sie bei ihrer Nebenkostenabrechnung besonders achten müssen.
Nebenkostenabrechnung als Mieter prüfen
Kurz und kompakt
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Mieterinnen und Mieter sollten ihre jährliche Nebenkostenabrechnung genau prüfen, um mögliche Fehler und unberechtigte Nachforderungen zu erkennen.
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Betriebskosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung stehen. Kosten für Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung hingegen nicht.
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Umlagefähige Betriebskosten umfassen u. a. Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gartenpflege und Versicherungen. Diese Posten müssen exakt aufgelistet sein.
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Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungsjahr erfolgen, sonst verfallen Nachforderungen der Vermieterseite.
Darauf sollten Sie bei der Nebenkostenabrechnung achten
Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten
Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung immer gründlich. Denn nur so finden Sie heraus, ob Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter Kosten in der Abrechnung angegeben hat, aus denen unberechtigte Nachforderungen entstehen. Schauen Sie zunächst, ob Ihre Nebenkostenabrechnung für den richtigen Zeitraum ausgestellt ist. Sie darf in der Regel maximal 12 Monate abdecken. Sind Sie beispielsweise zur Mitte des Jahres in eine Wohnung eingezogen, kann die Vermieterseite die Nebenkostenabrechnung auch für einen kürzeren Zeitraum ausstellen und nicht für das gesamte Jahr.
Der Verteilerschlüssel für Ihre Nebenkostenabrechnung
Wichtig bei der detaillierten Überprüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung ist der in Ihrem Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt. Dieser bestimmt, auf welche Weise die Verteilung der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien erfolgt. Möglich ist eine Umlage nach Wohnfläche, Wohneinheit, Personenzahl oder Verbrauch. Anhand des Verteilerschlüssels errechnen Sie, ob Ihr Anteil an den Kosten stimmt. Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel genannt, wird automatisch nach der Wohnfläche abgerechnet, Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch. Bei einer Nebenkostenabrechnung mit fehlerhaften Angaben haben Sie das Recht, Einsicht in die Belege Ihrer Vermieterin oder Ihres Vermieters zu fordern.
Nebenkostenabrechnung vs. Betriebskostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung und die Betriebskostenabrechnung werden schnell in einen Topf geworfen, sind aber nicht dasselbe. Unter Nebenkosten sind laut der Betriebskostenverordnung (BetrKV) alle für die Vermieterseite anfallenden Kosten zu verstehen, sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige. Hierunter fallen zum Beispiel die Heizkosten. Rechtlich gesehen sind die Betriebskosten jene Kosten, die dabei laufend entstehen. Der Vermieter oder die Vermieterin kann einen Teil der Betriebskosten in Form einer Nebenkostenvorauszahlung oder einer Betriebskostenpauschale auf die Mieterseite umlegen. Vorauszahlung oder Pauschale müssen explizit im Mietvertrag vereinbart sein, sonst zahlt die Vermieterin oder der Vermieter.
Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen pauschal nicht zu den Betriebskosten. Reparaturkosten oder Rücklagen für zukünftige Renovierungen lassen sich ebenfalls nicht auf die Mieterseite umlegen. Zusammengefasst bedeutet dies also: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.
Betriebskosten im Überblick
Welche Ausgaben umlagefähig sind, lässt sich online in der Betriebskostenverordnung nachlesen. Die Gesamtkosten errechnen sich aus den folgenden Nebenkosten für
- Kaltwasser, Abwasser und Heizung,
- Straßenreinigung, Grundsteuer und Müllabfuhr,
- Gebäudereinigung und Gartenpflege,
- Hausmeisterinnen und Hausmeister,
- Schornsteinfegerinnen und Schornsteinfeger,
- Fahrstühle,
- Beleuchtung von Außenflächen und Allgemeinflächen wie Treppenhäusern,
- Gemeinschaftsantenne und -waschküchen,
- Sach- und Haftpflichtversicherungen.
Wichtig: Vermieterinnen und Vermieter müssen in der Betriebskostenabrechnung die tatsächlich entstandenen Kosten auflisten und sie mit den gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen abgleichen. Außerdem ist die tatsächliche Wohnfläche für die Betriebskosten entscheidend.
Gesetzliche Neuerungen im Überblick
Grundsteuer: Ab dem 1. Januar 2025 ist die neue Grundsteuerregelung in Kraft getreten. Vermieterinnen und Vermieter können die Grundsteuer auf ihre Mieterinnen und Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. In diesem Fall wird die für 2025 gezahlte Steuer mit den weiteren Nebenkosten abgerechnet. Die Berechnung des zu zahlenden Betrags ergibt sich aus der Quadratmeterzahl der Wohnung.
Belegeinsicht: Seit 2025 müssen Vermieterinnen und Vermieter ihren Mieterinnen und Mietern Belege nicht mehr als Original in Papierform vorlegen. Elektronische Kopien oder Scans sind ebenfalls erlaubt.
CO2-Preis: Seit dem Abrechnungsjahr 2023 ist es nicht mehr erlaubt, die CO2-Kosten automatisch der Mietpartei zuzuschlagen. Stattdessen teilen sich Vermieterinnen und Vermieter die Kosten mit ihren Mieterinnen und Mietern. Die Höhe des Anteils der Vermieterseite richtet sich dabei nach der Energiebilanz des Gebäudes. Je schlechter sie ist, desto höher fällt der Anteil aus. Die Nebenkostenabrechnung muss Angaben zum energetischen Standard des Gebäudes, die Berechnungsgrundlage und die jeweiligen Kostenanteile enthalten.
Kosten für Abfall: Bereits seit 2024 lassen sich die Kosten für Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen auf die Mieterinnen und Mieter umlegen.
Glasfaser: Entscheiden sich Vermieterinnen und Vermieter dafür, ihre Immobilien ans Glasfasernetz anschließen zu lassen, können sie die Kosten für den gebäudeinternen Anschluss auf die Mieterinnen und Mieter umlegen. Es muss aber allen Mieterparteien möglich sein, ihren Anbieter frei zu wählen.
Verbrauchsabhängige und -unabhängige Kosten
Bestimmte Betriebskosten wie die Heizkosten werden häufig nach Verbrauch berechnet. Die Heizkostenverordnung schreibt hier vor, dass mindestens 50 bis 70 Prozent durch den Verbrauch bestimmt werden. Lediglich 30 bis 50 Prozent der Kosten dürfen Vermieterinnen und Vermieter mithilfe des Verteilerschlüssels umlegen.
Sonstige Nebenkosten und Nebenkostenpauschale
Sind zusätzlich „sonstige Kosten“ in Ihrem Mietvertrag angegeben, können Sie in der Regel Informationen zur Aufschlüsselung dieser vagen Angabe verlangen. Denn Sie haben das Recht, zu erfahren, um welche Kosten es sich genau handelt. Die Vermieterin oder der Vermieter darf zudem nicht alle Nebenkosten auf Sie umlegen. Unzulässig sind beispielsweise Forderungen für Aufwendungen, die durch Hausverwaltung, Führung eines Kautionskontos oder Reparatur- und Instandhaltungskosten entstehen.
Vermieterinnen und Vermieter können auch im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale statt der Möglichkeit vereinbaren, Nachforderungen zu erheben. Dabei handelt es sich um einen festen Betrag, den Sie mit Ihrer Miete an die Vermieterin oder den Vermieter bezahlen. Diese Kosten dürfen nur die umlagefähigen Betriebskosten beinhalten. Mit einer Nebenkostenpauschale bekommt die Mieterseite keine jährliche Nebenkostenabrechnung mehr und es kommt auch nicht zu einer Nachzahlung.
Diese Fristen müssen Sie einhalten
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums des jeweiligen Kalenderjahrs muss die Vermieterin oder der Vermieter laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) die Nebenkostenabrechnung vorlegen. Spätere Abrechnungen und damit verbundene Nachzahlungsforderungen sind unwirksam. Hat die Vermieterin oder der Vermieter die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zugestellt, lassen sich die Ansprüche 3 Jahre lang geltend machen. Nach Ablauf dieses Zeitraums verjähren sie. Das Gleiche gilt für die Mieterseite: Steht Ihnen eine Rückzahlung zu, beträgt auch hier die Verjährungsfrist 3 Jahre.
Von dieser Regel ausgenommen sind Verspätungen, die die Vermieterseite nicht selbst verschuldet hat, was sie aber beweisen muss. Sie als Mieterin oder Mieter haben hingegen auch nach den besagten 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums einen Anspruch auf eine Nachzahlung. Die Zahlungsfrist für die Nebenkostenabrechnung beträgt 30 Tage nach der Zustellung.
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Die häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen
Die folgende Aufzählung gibt eine Übersicht typischer Fehler, die Vermieterinnen und Vermieter bei der Erstellung der Abrechnung machen:
- falschen Abrechnungszeitraum angeben,
- falsche Wohnung nennen,
- wichtige Angaben vergessen (z. B. Gesamtkosten, Mieteranteil, Vorauszahlungen),
- Frist für die Vorlage der Abrechnung nicht einhalten,
- Rechenfehler,
- Kosten aufführen, die nicht umlagefähig sind,
- Verteilerschlüssel falsch berechnen oder falsch verwenden,
- Abrechnung nicht verbrauchsabhängig stellen,
- Verbrauchswerte oder Zählerstände falsch angeben.
Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen – das ist zu tun
- Vermieterin oder Vermieter kontaktieren
Wenn Sie Zweifel an der Abrechnung haben, sollten Sie möglichst schnell die Vermieterseite kontaktieren, und um weitere Erklärungen bzw. Belegeinsicht bitten. - Widerspruch einlegen
Legen Sie Widerspruch gegen die Abrechnung ein und verlangen Sie eine korrigierte Abrechnung. Dafür haben Sie 1 Jahr Zeit. Wenn Sie den Widerspruch per Einschreiben verschicken, können Sie belegen, dass er Ihre Vermieterin oder Ihren Vermieter erreicht hat. - Nachzahlung unter Vorbehalt leisten
Ein Widerspruch bedeutet nicht, dass Sie bestehende Nachzahlungsforderungen ignorieren können. Zahlen Sie ausstehende Beträge innerhalb der 30-tägigen Frist, aber mit dem Vermerk, dass Sie die Zahlung unter Vorbehalt leisten.
FAQs zu Nebenkosten
Instandhaltungskosten für die Immobilie sowie Kosten für größere Reparaturen, wie sie zum Beispiel bei einer defekten Heizung anfallen, sind nicht umlegbar. Das gilt auch für Verwaltungskosten.
In der Regel ist im Mietvertrag festgelegt, nach welchem Verteilerschlüssel die Kosten umgelegt werden, also ob nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl. Wichtig ist, dass der Verteilerschlüssel für die Mietseite nachvollziehbar ist. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Mieterinnen und Mieter bei einer Abrechnung nach Wohnfläche in der Lage sein müssen, die Berechnung der Quadratmeterzahl zu prüfen.
Vermieterinnen und Vermieter haben nach dem Ende des Abrechnungszeitraums 12 Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und den Mieterinnen und Mietern zukommen zu lassen. Ab dem Zeitpunkt der Zustellung haben die Mieterinnen und Mieter 30 Tage Zeit, bevor die Prüf- und Zahlungsfrist endet. Finden sie inhaltliche oder sachliche Fehler, können sie diese innerhalb der gesetzlichen Einspruchsfrist von 12 Monaten melden.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, sollten Sie so schnell wie möglich Widerspruch einlegen. Beachten Sie, dass der Widerspruch nicht von der 30-tägigen Zahlungsfrist befreit. Sie können fällige Nachzahlungen aber unter Vorbehalt leisten. Mietervereine bieten Unterstützung im Fall von fehlerhaften Abrechnungen sowie weiterführende Beratungen an.
Haben Sie Zweifel daran, dass die Nebenkostenabrechnung korrekt ist, können Sie Einsicht in die Belege fordern. Seit 2025 müssen Vermieterinnen und Vermieter die Belege nicht mehr im Original vorlegen, sondern können auch Kopien oder Scans senden. Darüber hinaus müssen Vermieterinnen und Vermieter in der Lage sein, der Mieterseite alle Kostenpositionen zu erläutern und zu erklären, wie sie die anteiligen Kosten umgelegt haben.
Erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf der 12-monatigen Zustellungsfrist, sind Sie nicht dazu verpflichtet, eventuelle Nachzahlungen zu leisten. Mit Ablauf der Frist sind die Ansprüche verjährt und lassen sich auch nicht mehr gerichtlich einfordern.
Die gesetzliche Einspruchsfrist dauert 12 Monate. Ein Einspruch gegen die Abrechnung hat aber keine aufschiebende Wirkung. Enthält die Nebenkostenabrechnung Nachforderungen, müssen Sie diese in jedem Fall innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Abrechnung begleichen. Falls Sie einen Einspruch gegen die Abrechnung eingelegt haben, versehen Sie Ihre Zahlung mit dem Zusatz „unter Vorbehalt“.
